Hur man skriver en rapport

Innehåll

• stadier
• Del 1 Gör dig redo
• Del 2 Anteckningar under mötet
• Del 3 Skriva protokollet
• Del 4 Använda mötesprotokollmallar

Du har valts eller utsetts till sekreterare för din kommitté. Grattis! Men har du redan antecknat, förberett och utarbetat protokoll? Oavsett om du tillämpar reglerna för en procedurkod för överläggande församlingar, till exempel Roberts regler för ordning eller Morin-koden, eller om du utvecklar dina protokoll på ditt eget sätt, måste du följa vissa metoder för att uppnå excellens.

stadier

Del 1 Gör dig redo

1. 
   

   
   Bekanta dig med mötesförfarandena i ditt företag. Om sekreteraren måste utarbeta en formell rapport är det att föredra att fråga om den arbetsordning som ska tillämpas, nämligen Kod Morin eller någon annan. I en mindre formell miljö, bestämma vad som ska inkluderas i protokollet och hur de kommer att användas.
   • Som föredragande behöver du inte känna till alla arbetsregler. Det skulle dock vara användbart att ha en kopia av koden eller att be presidenten om ett specifikt svar på eventuella frågor.
   • Bekanta dig med din roll. Vissa föredragande ingriper inte direkt i debatterna, medan andra antar medan de deltar i diskussionen. I båda fallen får sekreteraren inte spela en annan viktig roll, till exempel ordförande eller handläggare.

2. 
   

   
   
   
   Förbered en modell. Mötesprotokollet har nästan liknande innehåll. Med en mall kan du standardisera presentationen av dina minuter för enkel granskning. Du kan också ladda ner exempelmallmallar. Låt tillräckligt med utrymme för åtminstone objekten nedan.
   • Organisationens namn.
   • Typ av möte. Finns det ett regelbundet årligt eller vecka möte, ett litet möte i utskottet eller ett möte som kallas för ett särskilt syfte?
   • Datum, tid och plats. Lämna utrymme för att spela in start- och sluttid för sessionen.
   • Namnet på ordföranden eller moderator för mötet och namnet på sekreteraren eller suppleanterna.
   • Listan över deltagarna och frånvarande ursäkt. I själva verket är det närvaron. Observera om kvorumet uppnås, dvs om antalet presenter är det lägsta som krävs för att rösta.
   • Lämna ett utrymme för din signatur. Som sekreterare måste du alltid skriva under ditt arbete. En ytterligare signatur kan behövas när protokollet måste godkännas, men det beror på förfarandena för ditt företag.
   • Dagens ordning, om någon. Om du inte själv har utarbetat dagordningen, be ordföranden eller moderatoren för mötet att ge dig en kopia, vilket kommer att vara användbart för att organisera dina anteckningar.

3. 
   

   
   
   
   Ha en bärbar dator eller bärbar dator med dig. Se till att du är bekväm med din utrustning. Om du ofta skriver minuter, ha en bärbar dator för detta ändamål eller skapa en mapp på din dator.
   • Om du har utarbetat protokollet från ett tidigare möte och det inte har lämnats in för godkännande, se till att du tvättar med dig också.
   • En bandspelare kan hjälpa dig att skriva minuter senare, men den kommer inte att ersätta anteckningen. Om du spelar in förfarandet under mötet, se till att alla närvarande instämmer. Motstå frestelsen att återge deltagarnas uttalanden ord för ord.
   • Om du lär dig stenografi tar du anteckningar snabbare, men du behöver inte reproducera allt som deltagarna säger för att skriva dina protokoll. I själva verket måste du undvika att göra det på så sätt.
   • Om du uppmanas att notera offentligt, använd en projektor eller blädderblock. Sortera dina anteckningar noggrant så att du enkelt kan använda dem för att skriva protokollet.

Del 2 Anteckningar under mötet

1. 
   

   
   Dela ut tidbladet. Så snart alla är där, cirkulera ett ark eller mer om det finns många deltagare. Det kommer att användas av alla för att skriva sitt namn och kontaktinformation. Denna lista kommer att användas för att fylla i avsnittet i protokollet, reserverat för att spela in namnen på de personer som deltog i mötet. Du kan också fästa själva arket på protokollet.
   • Om du inte känner till de flesta som är närvarande, gör en tabellplan och fyll i den när du ber alla att presentera sig. Håll listan till hands när du tar anteckningar, så att du kan ringa var och en med namn vid behov.

2. 
   

   
   Fyll din modell maximalt. I avvaktan på att mötet öppnas, ange namnet på organisationen, datum och plats och typ av möte, t.ex. "styrelsens veckomöte, utskottets särskilda möte etc." ". Notera tiden när mötet börjar.
   • Om du inte har en mall, skriv den här informationen i början av dina anteckningar.
   • Om mötet sammankallades för ett visst syfte eller vid en speciell tid, förvara en kopia av meddelandet som skickades till deltagarna. Du måste bifoga den till protokollet efter det att det har skrivits.

3. 
   

   
   Skriv ner resultatet av det första förslaget. De flesta officiella möten börjar med ett förslag att anta den preliminära dagordningen. Detta första steg kommer att tjäna som ett exempel för att illustrera proceduren. Om mötet börjar med ett annat förslag, se till att du registrerar samma relevanta information.
   • Den exakta e för rörelsen som börjar med "Jag föreslår". Det betyder vanligtvis "Jag föreslår antagandet av denna agenda. "
   • Namnet på författarens förslag.
   • Resultatet av omröstningen. Om omröstningen är positiv, skriv "rörelse godkänd".
   • Om du inte kan reproducera långa förslag exakt kan du begära att de lämnas in skriftligen. Om detta är ett återkommande problem, be att inkludera detta krav i det officiella förfarandet för förslag som överskrider ett visst antal ord.
   • Om du har utarbetat föredragningslistan kan du vara sponsorn för förslaget, samtidigt som du är mötets sekreterare. Detta är perfekt så länge du förblir objektiv eftersom det inte är oförenligt med att ta med dina egna handlingar i protokollet.

4. 
   

   
   Spara de andra förslagen som presenterades under mötet. Följ förfarandet noga, men skriv inte in dem i protokollet, såvida inte annat anges! När en ny rörelse presenteras, registrera relevant information.
   • Kom ihåg att varje förslag ska innehålla villkoren för själva förslaget, författarens namn och resultatet av omröstningen.
   • Vissa förslag kräver stöd från en annan deltagare innan de går till omröstning. Om till exempel säger "Stöd till rörelsen", registrera personens namn i protokollet som medförfattare till rörelsen.
   • Om du inte vet namnet på förslagssponsorn eller behöver lyssna på det igen, vänligen stoppa mötet artigt och ställa frågor. Noggrann registrering av information är tillräckligt viktig för att motivera detta lilla avbrott.
   • Om en rörelse ändras, upprepar helt enkelt formuleringen i dina anteckningar. Det är inte nödvändigt att ange i protokollet att förslaget har ändrats om det inte har varit kontroverser om ändringsförslaget som har gett upphov till en lång debatt.

5. 
   

   
   Lyssna på presentationen av rapporterna och be om kopior. När en rapport, nyhetsbrev eller liknande dokument läses högt, registrera namnet på rapporten och namnet på den som läser den eller namnet på underkommittén som skrev den. Om det finns en bifogad rörelse, spara den som du gör för någon annan rörelse.
   • Det är dock bäst att få en kopia av dokumentet i slutet av mötet. Lägg fram en anteckning till talaren eller stolen för att få denna kopia. Därefter bifogar du en kopia av varje rapport till protokollet efter det att den har skrivits.
   • Om kopian inte är tillgänglig, notera var originaldokumentet finns. Du kan behöva begära denna information efter mötet.
   • Om en deltagare gör en muntlig rapport istället för att läsa ett dokument, skriv en sammanfattning av deras uttalande. Gå inte in i detaljer och återge inte talarens ord.

6. 
   

   
   Notera de åtgärder som vidtagits eller tilldelats. Detta inkluderar verifiering genomförandet av besluten från det föregående mötet och genomförandet av de nya åtgärderna. Har någon fått i uppdrag att skriva ett brev? Skriv ner namnen på de inblandade personerna och de handlingar som tillskrivs dem.
   • Beroende på graden av formalitet i ditt möte kan många av dessa åtgärder vara en del av förslag. För mindre formella möten måste du vara uppmärksam på beslut som inte har formulerats tydligt.
   • Ange kort skälen till ett eventuellt beslut.

7. 
   

   
   Registrera alla ordningspunkter och processuella poäng. Närhelst en invändning görs mot ett förfarande, notera hela invändningen och principen som den bygger på, liksom det fullständiga beslutet som presidenten fattat.
   • Kom ihåg att inkludera referenser till procedurkoden, oavsett om du tillämpar stadgarna eller organisationens protokoll.

8. 
   

   
   Vet när du ska skriva sammanfattningar av diskussioner. Det kommer endast att vara nödvändigt efter en tydligt förklarad begäran. Officiellt återspeglar en rapport vad som har varit faktum och inte vad som har varit sa . Du måste dock ta hänsyn till de unika kraven i din organisation.
   • Genom att ta dina anteckningar strävar du efter att vara objektiv, oavsett omständigheterna. Skriv konkreta poäng och inte känslor. Minimera användningen av adjektiv och adverb. Ditt mål är att skriva ett torrt, sakligt och ibland smaklöst dokument!
   • Sammanfattningen av diskussionerna bör inte vara nominativa. Så undvik att nämna namnen på talarna i debatterna. Detta är särskilt viktigt när en samvetslös talare under en upphettad debatt kan kränka vissa känslor.

9. 
   

   
   Stäng i slutet av mötet. Observera den tidpunkt då mötet uppskjuts. Kom ihåg att plocka upp alla kopior av rapporter eller påminn folk att skicka dem till dig.
   • Granska dina anteckningar för att se till att allt är klart och att du inte har glömt något. Det är dags att ställa dina frågor innan deltagarna lämnar.

Del 3 Skriva protokollet

1. 
   

   
   Börja skriva så snart som möjligt. Det är bäst att beskriva protokollet omedelbart efter mötet, så länge händelserna fortfarande är nya i ditt minne.

2. 
   

   
   Använd en dator för att skriva dina mötesanteckningar. Du kanske har gjort det redan om du tog dina anteckningar på en bärbar dator under sessionen. Spara dina anteckningar och starta ett nytt dokument. Du kan jämföra dem med minuter genom att placera dem sida vid sida.

3. 
   

   
   Presentera dina anteckningar tydligt i stycken. Varje nytt förslag, nytt beslut eller ordningsfråga bör behandlas i ett oberoende stycke. Kontrollera att under operationen:
   • du har respekterat reglerna för stavning och grammatik, även om du använder en stavkorrigerare vid behov,
   • du har använt samma tid i hela e, antingen det förflutna eller det nuvarande, men utan att någonsin byta från en gång till en annan i samma dokument,
   • du är objektiv, med andra ord din åsikt bör aldrig visas i protokollet, eftersom du försöker skapa ett objektivt dokument som är avsedd för alla,
   • du använde ett enkelt och exakt ordförråd och ersatte vaga ord med lämpliga ord samtidigt som du undviker att använda blommiga uttryck,
   • du nämnde bara åtgärder vidtagna, inte debatter, såvida du inte blev ombedd att spela in dem, eftersom du borde fokusera på vad som var faktum och inte på vad som har varit sa,
   • du har numrerat sidorna för tydlighet.

4. 
   

   
   Distribuera en kopia av utkastet till dina protokoll till medlemmarna. Skicka en kopia till varje medlem med kontaktinformationen på tidbladet. Om du inte har kontaktinformationen bör mötesledaren kunna kommunicera den till dig.

5. 
   

   
   Låt protokollet från mötet godkännas. Du kan bli ombedd att läsa det högt vid nästa möte och skicka in det för godkännande. Om förslaget antas, notera att protokollet har antagits.
   • Om rapporten ändras innan den godkänns, gör ändringarna och notera i slutet av dokumentet att den har ändrats utan att beskriva de ändringar som gjorts.
   • Om ett förslag till ändring görs efter godkännandet av protokollet, ange det exakta innehållet i förslaget och beslutet om antagande eller avslag.

Del 4 Använda mötesprotokollmallar

1. 
   

   
   Besök en webbplats som erbjuder exempel på protokoll från möten. Dessa mallar sparar tid och undviker misstag.

2. 
   

   
   Ta dig tid att granska dina webbplatser. Använd de möjligheter som varje erbjuder för att hitta den modell som passar dig.
   • Om du behöver en viss typ av modell, till exempel en aktuell eller standardmodell, gör din undersökning och ladda ner den valda modellen genom att klicka på "ladda ner" -knappen eller "använd en mall" -knappen. Se till att spara det på en lätt att hitta plats så att du inte tappar den.

3. 
   

   
   Öppna filen. Nu när du är klar med nedladdningen, packa upp filen och öppna den i "Microsoft Word" eller "Excel". Använd den senaste versionen av "Microsoft Word" för enkelhet och kvalitet. Att hålla programvaran uppdaterad gör det enklare för dig samtidigt som du kan använda nya funktioner.

4. 
   

   
   Lägg till företagets logotyp och copyright-symbol i rubriken. Ta bort provlogotypen från mallen och se till att du läser användarvillkoren för nedladdningssidan. Du vill inte hitta dig själv inför juridiska problem, eller hur?

5. 
   

   
   Ändra titeln. Markera orden "mötetitel" i titelområdet och ange den faktiska titeln på dina protokoll.

6. 
   

   
   Ändra presentationen av dokumentet (valfritt). För att göra din modell mer attraktiv kan du ändra färgerna eller välja ett annat tema. Det är enkelt: hitta fliken "layout" och klicka på avsnittet "färger och teman". På detta sätt kan du ändra utseendet på din modell och till och med välja färger som matchar din företags logotyp.

7. 
   

   
   Ange undertexterna för avsnitten. Det bör finnas flera fält som du kan fylla. Du kanske behöver fler fält eller föredrar att ändra e. Anpassa dem efter dina behov.

8. 
   

   
   Spara mallen på din bärbara dator. Således kan du använda det under sessionen för att skriva dina minuter. Om du fortsätter att använda "Microsoft Office" kommer saker och ting att gå snabbare och enklare och du kan följa mötet med mer organisation och noggrannhet än tidigare. Alternativt kan du skriva ut din mall för att ta handskrivna anteckningar, men se till att du har tillräckligt med utrymme för att skriva nödvändig information.

9. 
   

   
   Kontrollera din modell. Grattis! Din rapportmodell är klar. Din produktivitet och noggrannhet bör förbättras exponentiellt nu när du har en modell att följa som hjälper dig att organisera dina idéer. Som med alla projekt, granska detaljerna i din modell för att identifiera felaktiga eller saknade föremål. Så snart allt är i ordning kan du använda det vid dina nästa möten.