Hur man skriver ett projekt att skicka till sin administration

Innehåll

• stadier
• Del 1 Skriva ditt projekt
• Del 2 Dela ditt projekt

Att veta hur du skickar ett projekt till din administration är en användbar färdighet att ha om du vill presentera nya möjligheter att registrera ytterligare intäkter, föreslå processförbättringar eller utsätta effektiva tekniker för att vara mer ekonomiska. Du kan också välja att skriva ett förslag när du känner att något måste ändras. Om du tänker beskriva ett sådant dokument för att skicka det till administrationen för ditt företag, måste du först ta den nödvändiga tiden för att samla in relevant information. Du kan också skicka dina idéer till dina kollegor för att få sin åsikt och veta om de följer ditt projekt, varefter du måste se till att närma dig din riktning taktfullt.

stadier

Del 1 Skriva ditt projekt

1. 
   

   
   Bestäm exakt problemet eller din idé. Om du vill beskriva kostnadsminskning eller effektivisering måste du först avgöra huvudproblemet. Oftast kan idén vara tydlig för dig, men om du vill kommunicera om den eller tillhandahålla lösningar skulle det vara klokt att vara mycket uppmärksam.

2. 
   

   
   Gör din forskning. Innan du skriver ett projekt är det viktigt att du ser till att du analyserar alla element som är relaterade till det. Sök diskussion med de berörda parterna, oavsett om dina kollegor, chefer eller kunder. Du kommer också att läsa liknande program som drivs av andra företag för att se vad de gör annorlunda.
   • Om du till exempel känner att ledningen måste byta restaurang ska du först diskutera det med kökspersonalen. Vad tycker de? Har de varit tvungna att arbeta någon annanstans med andra cateringfirma? Vad tycker dina kollegor om detta? Det här är alla aspekter du behöver ta itu med. Det kan vara så att din missnöje helt enkelt är en fråga om personlig smak snarare än en fråga om kvalitet.

3. 
   

   
   
   
   Skriv en beskrivning av problemet. För att börja skriva ditt projekt, beskriv först den aktuella situationen. Markera sedan relevanta fakta (platser, datum, personer inblandade). På den här nivån, döm inte, fokusera istället på att förklara saker som de är.
   • Som en illustration kan du skriva "Företag X har gynnats av cateringtjänster Y under de senaste sju åren. Under denna period sjönk antalet tillgängliga huvudrätter från fem till två. Antalet rätter främst för vegetarianer har också minskat och det finns till och med dagar då inget sådant föreslås.

4. 
   

   
   Förklara vad du föreslår som en lösning. När du har identifierat problemet kan du börja skriva exakt vad du föreslår att göra. Fokusera på den viktigaste aspekten. Bevisa att dina observationer är baserade på din forskning.
   • Till exempel kan du skriva "Jag föreslår att restaurangen för företag X ska ersättas av en annan. Företag X har flera alternativ i detta avseende. W- och Z-catering erbjuder båda ett större utbud av menyer och erbjuder kostnader som är jämförbara med våra nuvarande leverantörers. Eftersom restaurang Z erbjuder dessutom vegetariska, veganer och glutenfria förrätter varje dag, kan det bättre tillgodose behoven hos vår personal. När det gäller W-catering, erbjuder det färre rätter för veganer, men kan också vara ett bra val. En undersökning som gjordes 2011 visade att 40% av våra anställda är vegetarianer, 10% är veganer och 2% föredrar glutenfri mat.

5. 
   

   
   
   
   Utveckla en plan. Beskriv varje steg och fokusera på tidslinjer eller kostnader för att implementera dem. Var tydlig på vad du vet och vad som återstår att upptäcka. Kom ihåg att skriva numrerade steg och ge mer information. Överskatta inte vikten av den innovation du försöker ta med, utan presentera de resultat du förväntar dig att uppnå.
   • För att byta restaurang måste vi: 1: sätta stopp för vårt avtal med restaurang Y, 2: prova servisleverantörerna W och Z, 3: välj en av dem, 4: teckna ett kontrakt med den valda restaurangen. Avgifterna bör vara jämförbara med de som för närvarande erbjuds av Caterer Y. Så länge vi säger upp vårt kontrakt med leverantör Y, bör det inte finnas någon ekonomisk sanktion. Dessutom, om våra anställda mer uppskattar nya måltider, finns det en god chans att de blir lyckligare på sin arbetsplats.

6. 
   

   
   Ta upp eventuella invändningar. Visa att du är helt medveten om eventuella brister som kan uppstå i din plan. Kommer det att vara motstånd bland anställda? Till exempel kan vissa människor gilla tjänsterna hos din nuvarande catering. Skulle du kunna övertyga en myndighet om att din nya idé är säker? Diskutera stegen du planerar att vidta för att övertyga andra om genomförbarheten och relevansen av ditt projekt.

7. 
   

   
   Ange material och personal som behövs. Om det nya projektet du föreslår kräver köp av material eller anställning av nya anställda, ange detta efter att du har beskrivit stegen. Kom också ihåg att nämna den tid som behövs, eftersom detta också är en resurs. Skapa en checklista för att komma ur den. Till exempel kan du skriva följande.
   • Nödvändigt: underkommitté för att utvärdera cateringfirman (4 personer från olika delar av företaget), 2 timmar för provsmakning och 3 timmar för skrivning av rapporten.

8. 
   

   
   Dra slutsatser baserade på de viktigaste fördelarna. Oavsett vilken förändring du planerar att upprepa, upprepa den här processen igen i slutet. Diskutera ännu en gång de tre huvudelementen i ditt projekt och ge sedan en avslutande mening. Tänk på det som din sammanfattning. Som en illustration kan du säga följande.
   • "Som detta förslag visar har Caterer Y minskat antalet förrätter som han har erbjudit under de senaste sju åren. Leverantörerna W och Z erbjuder mer diversifierade menyer till relativt jämförbara priser. Jag föreslår att vi kan göra provsmakningstest med dessa catering för att välja en ny livsmedelsleverantör för detta företag. Detta kommer säkert att främja anställdas tillfredsställelse och behålla. "
   • Nämn specifika ekonomiska eller kvantitativa fördelar. Om till exempel din innovation kan minska kostnaderna måste du lyfta fram detta.
   • Presentera de kvalitativa fördelarna. Ett företag har ibland nytta av ett antal fördelar som inte kan kvantifieras med konkreta data och siffror. Om din idé hjälper till att öka anställdas tillfredsställelse, är det viktigt att du nämner den. Dessa förbättringar kan vara lika fördelaktiga som kvantitativa.

Del 2 Dela ditt projekt

1. 
   

   
   Be en kollega att läsa den. Du bör helst uppmana en kollega att läsa ditt projekt och ge dig hans åsikt. Han kan godkänna innehållet i ditt program, men om detta inte är fallet kan du överväga att ta hänsyn till hans invändningar. Om du tycker att dessa är relevanta och är bättre än vad du föreslår, överväg en översyn. Annars, om du förstår relevansen av dess argument men inte godkänner dem, överväg att ta med dem i ditt avsnitt om invändningar.

2. 
   

   
   Granska igen ditt projekt. När du har skrivit ditt projekt och en kollega har läst det måste du nu granska det för att förbättra flytande, grammatik, noggrannhet och antalet ord. Du bör inte lägga ett förslag för länge, annars riskerar du att dina ledare inte läser det. Gör vad som krävs för att hålla allt på en till två sidor.

3. 
   

   
   Skicka projektet till din administration. När du känner att ditt projekt är klart ska du identifiera personen du måste skicka in det till. I vissa organisationer finns det en ledare som är känd för alla som ansvarar för att fatta besluten. I andra samhällen med mer laterala strukturer kan det vara svårare att veta vem de verkliga beslutsfattarna är. Gör en grundlig undersökning om ditt företag för att avgöra vem som är ansvarig för sådana frågor.
   • När du vet vem du ska överlämna ditt projekt till, se om du kan ha en tête-à-tête med honom. Mycket ofta svarar människor bättre på förfrågningar om innovationer när utbytena står ansikte mot ansikte. Om inte, skicka en pappersversion av projektet eller en.