Hur man skickar direkt

Innehåll

• stadier
• Del 1 Gör dig redo
• Del 2 Utför en e-postfusion med Microsoft Office
• Del 3 Utföra en e-postfusion med OpenOffice

Mail Merge är en funktion i de flesta kontorssviter som gör att du kan anpassa ett grundläggande dokument innan du skickar det till flera mottagare. Det är möjligt att producera en e-postfusion för ett stort antal olika dokument inklusive kuvert, etiketter, formulärbrev, s, fax eller till och med numrerade kuponger och kuponger.

stadier

Del 1 Gör dig redo

1. 
   

   
   Bygg din datafil. Det kan också vara ett kalkylblad (Excel-typ), en låg data eller ett dokument som har rätt formatering. I de flesta fall använder företag eller enskilda kalkylblad, så det här är det alternativ vi kommer att använda som exempel i resten av den här artikeln.
   • Din datafil måste innehålla all information du planerar att variera mellan två kopior. Om du till exempel bestämmer dig för att skicka ett anpassat formulärbrev, bör datafilen innehålla åtminstone namnen och adresserna på de personer du vill skicka brevet till.
     • Placera varje informationsdel på en enda rad i en cell i kalkylarket. Således, i slutet av konstruktionen av din datafil, bör varje kategori av information (namn, förnamn, adress ...) ha sin egen kolumn.
   • Välj relevanta rubriker för var och en av dina kolumner. E-postfusionen binder datakolumnen efter kolumn. Således, oavsett vilken mjukvara som används, kommer han att tro att den första raden i varje kolumn motsvarar den typ av information som finns i resten av kolumnen. Vi rekommenderar dig därför att använda namn som verkar relevanta för dig så att du enkelt kan hitta ditt sätt.
     • Till exempel, om din kolumn används för att lagra släktnamn, kan Slow vara "Namn" och under långsamheten kan du ange efternamnen på de inblandade personerna. Så i nästa steg i meddelandet, när programvaran frågar dig vilket fält du vill infoga i din typ, ser du "Namn" skrivet och du kommer ihåg vad det är.
   • Personer med Microsoft Office-sviten som använder Microsoft Outlook för att skriva sina har också valet att använda sin adressbok som en datafil.

2. 
   

   
   
   
   Spara din datafil. Spara det på ett ställe du lätt kommer ihåg och ge det ett tvetydigt namn så att du enkelt kan hitta det.

3. 
   

   
   Skriv ditt grundläggande dokument nu. Detta är typdokumentet som du kommer att anpassa senare. Om du till exempel bestämmer dig för att beskriva ett provbokstav kommer basdokumentet att vara bokstaven själv. Alla fält som du vill anpassa med e-postfusionen ska förbli tomma för närvarande.

Del 2 Utför en e-postfusion med Microsoft Office

1. 
   

   
   Öppna funktionen för e-fusion. Öppna ditt basdokument och klicka på "E-postfletning", sedan på "Starta e-postfletning" och sedan på "Steg för steg E-postfusionsguiden." Om funktionaliteten inte är uppenbar klickar du på "Verktyg"> "Bokstäver och utskick"> "Sammanslagning av e-post".

2. 
   

   
   
   
   Svara på Microsoft Office-frågorna. Word-mailingverktyget har några steg du måste vidta för att göra ditt liv enklare och för att slå samman data mellan ditt basdokument och din datafil, vilket är smartare och bättre anpassade till dina behov.
   • Börja med att ange dokumenttypen för ditt källdokument. Klicka på den typ som ligger närmast den i ditt dokument och klicka på Nästa: Grundläggande dokument.
   • Ange basdokumentet som du vill använda. Om du hittills har följt våra förklaringar bör du kunna kryssa i rutan "Använd det aktuella dokumentet". Klicka på "Nästa: Välj mottagare."

3. 
   

   
   Välj vad Word kallar "en befintlig lista". Det här är faktiskt datafilen som du skapade tidigare. Markera rutan och klicka på "Nästa" för att bläddra i din dator för att hitta din datafil och länka den till ditt källdokument.
   • Om du föredrar att använda din Outlook-adressbok är detta också möjligt, markera bara motsvarande ruta.

4. 
   

   
   Välj de data som ska användas. Med Office kan du välja eller avmarkera hela kolumner med information som du vill. Detta gör att du kan välja vilka fält du vill fylla i ditt basdokument, vilket gör din datafil mer mångsidig, eftersom du kommer att kunna använda annan information i olika utskick. När allt verkar rätt klickar du på "Nästa".
   • Uppgifterna kan sorteras genom att klicka på huvudet i varje kolumn. Detta gör att du till exempel snabbt kan bläddra och hitta korrekt information om din datafil är imponerande.

5. 
   

   
   Sätt in fält i basdokumentet. På den här nya sidan i adressguiden kommer du att bli ombedd att skriva ditt basdokument (om det inte redan är gjort) och du kommer också att erbjudas ett brett urval av alternativ för att infoga datafält från din datafil till din grundläggande dokument.
   • För att infoga ett fält i ditt basdokument, placera markören där du vill placera fältet och klicka på lämplig knapp i guiden för att infoga ditt fält.
     • Det är möjligt att radera ett felaktigt fält eller placera det två gånger genom att trycka på Delete-tangenten på tangentbordet, som om du försöker ta bort en enkel bokstav i Word.
   • De förkonfigurerade alternativen varierar något beroende på vilken typ av dokument du har angett till Word. Office gör sitt bästa för att tillhandahålla rätt datatyper baserat på den datafil du har valt. Om du till exempel har angett för Word att du skriver ett formulärbrev, är det möjligt att se ett alternativ som låter dig infoga ett adressblock som innehåller namnet och förnamnet på adressaten samt dess fullständiga adress, allt bäst arrangerat på bara några rader.
     • Vissa förkonfigurerade alternativ öppnar automatiskt sekundära fönster så att du kan fylla i önskad information. Men oroa dig inte, allt detta förklaras alltid på ett ganska tydligt och lättförståeligt sätt.
     • Om du använder ett av dessa förkonfigurerade alternativ och Word verkar inte kunna hitta rätt information i din datafil är detta inte ett problem: klicka på "Matcha fält" och berätta för programmet vad varje fält motsvarar. Till exempel kan du visa Word att den måste använda kolumnen "Namn" i din datafil för att fylla fältet "Efternamn" i adressblocket i ditt basdokument.
   • För att använda dina egna fält klickar du på "Ytterligare alternativ". Du kommer då att kunna se rubrikerna på dina kolumner och sedan använda dessa namn istället.

6. 
   

   
   Kolla dina brev. När du använder e-postfusionen, bör du veta att de anpassade fälten endast kommer att innehålla exakt data (de du importerade från din datafil) vid utskriftstillfället. Office låter dig dock förhandsgranska ditt dokument för att verifiera att informationen är väl placerad eftersom du har bestämt dig genom att placera dina olika fält. Tveka inte att förhandsgranska dokumentet flera gånger tills allt är exakt som du vill ha det.

7. 
   

   
   Avsluta sammanslagningen av dina två dokument. Det sista steget i steg-för-steg-sammanslagningshjälpen säger att allt är på plats och att programvaran är redo att börja skriva ut dina dokument. Han kommer sedan att skriva ut så många kopior som behövs genom att variera mellan varje fält du angav i källdokumentet.
   • Det är möjligt att göra enskilda ändringar av bokstäverna du väljer genom att klicka på knappen "Redigera brev individuellt" innan du börjar skriva ut dokumenten.

Del 3 Utföra en e-postfusion med OpenOffice

1. 
   

   
   Skapa en databas. Med OpenOffice.org kräver en e-postfusion alltid en databas, men du kan fortfarande placera dina data i ett kalkylblad (som Excel eller Calc) först.
   • Öppna Arkiv-menyn i ditt basdokument och välj alternativet för att skapa en ny databas.
   • Markera rutan "Anslut till en befintlig databas" i dialogrutan som just har öppnats. I rullgardinsmenyn väljer du "Kalkylblad" och klickar sedan på "Nästa".
   • På nästa sida berätta för OpenOffice.org sökvägen för åtkomst till det kalkylblad du vill använda. Du kan också välja om du vill placera ett lösenord i databasen eller inte genom att markera rutan under datafilens sökväg. Klicka på "Nästa".
   • I det här fönstret väljer du om du vill spara databasen på din dator (för enklare åtkomst senare) och välj om du vill öppna databasen eller inte så att du kan göra ändringar i den (det är förmodligen inte inte nödvändigt om du just skapade ditt kalkylblad). Klicka på "Slutför" för att spara databasen.
     • Ge din databas ett enkelt namn att komma ihåg så att du inte behöver slösa tid på att leta efter den senare.

2. 
   

   
   Sätt in dina fält. Nu när ditt basdokument är länkat till en lättbegriplig databas för OpenOffice.org, behöver du bara smälta uppgifterna du väljer till din e-postsammanslagning.
   • Klicka på menyn "Infoga" och sedan "Fält" och slutligen "Övrigt ..." i undermenyn. Du kan också komma åt det med kortkommandot "Ctrl + F2".
   • Klicka på fliken "databas" i dialogrutan.
   • Klicka på knappen "Bläddra" längst ner till höger i dialogrutan och sök efter databasen du just skapade.
     • När din databas har valts visas den i listan som heter "Valda databaser" till höger om fönstret.
   • I listan "Type" till vänster om fönstret väljer du "Mailing Fields".
   • Klicka på "+" -knappen bredvid din databas: ett kalkylblad ska visas nedan. Klicka sedan på "+" bredvid "Detta" så ser du fälten du valde när du skapade ditt kalkylblad.
   • Välj något av fälten du vill infoga och klicka på "Infoga" för att placera det i ditt basdokument.
     • Kom ihåg att placera markören där du vill infoga ditt fält. Om du glömmer är detta inte ett problem: klipp bara fältet och stick det på rätt plats.
     • Liksom med Office behandlas fält som enkla alfanumeriska tecken när de finns i ditt basdokument. Du kan flytta dem med mellanslagsfältet eller ta bort dem med radera-tangenten på tangentbordet.

3. 
   

   
   Slutför fusionen. Kontrollera att alla fält är på rätt plats. När den här verifieringen är klar börjar du skriva ut. Den kommer sedan att skriva ut så många kopior som behövs genom att variera mellan varje fält du angav i basdokumentet