Hur man skriver en ändringshanteringsplan

Innehåll

• stadier
• Metod 1 Skriv en plan för att hantera organisatoriska förändringar
• Metod 2 Spåra ändringar i projektet

Det finns två typer av planer för förändringshantering. Man tar upp effekterna av förändringar i en organisation och underlättar övergången. Den andra hjälper till att spåra förändringar i ett enda projekt, skapa en tydlig rekord över förändringar av produkter eller projektets omfattning. Dessa planer handlar om att kommunicera vad som måste göras tydligt och exakt.

stadier

Metod 1 Skriv en plan för att hantera organisatoriska förändringar

1. 
   

   
   Visa orsakerna till de ändringar som ska göras. Lista de faktorer som ledde till beslutet att göra förändringar, såsom dålig prestanda, ny teknik eller en förändring i organisationens uppdrag.
   • En metod är att beskriva verksamhetens nuvarande tillstånd och den framtida situation som denna plan syftar till att skapa.

2. 
   

   
   Definiera ändringarnas art och omfattning. Beskriv kort projektets förväntade natur. Bestäm om detta kommer att påverka positioner, processändringar, policyändringar eller organisationsstruktur. Lista avdelningar, arbetsgrupper, system eller någon annan komponent som kan bli föremål för justering.

3. 
   

   
   
   
   Beskriv intressenternas stöd. Lista alla intressenter som är involverade i planen, till exempel filialen, uppdragschefen, förespråkaren, konsumenterna eller de anställda som berörs av förändringen. Ange för varje av dessa delar om intressenten kommer att stödja de ändringar som ska göras.
   • Kom ihåg att ta fram en tabell som kan förklara denna information tydligt och kortfattat. För varje berörd part ska du bedöma prioritetsnivån (hög, medel eller låg) för följande data: medvetenhet, stödnivå, inflytande.
   • Om möjligt, genomför en-mot-en-intervjuer för att bedöma intressenternas stöd.

4. 
   

   
   Ställ in ett team. Detta team kommer att ansvara för att kommunicera med alla intressenter, lyssna på olika problem och se till att operationen sker under bästa möjliga förhållanden. Välj personer som är mycket trovärdiga i branschen och som har goda kommunikationsförmågor.
   • Du bör anställa en promotor från ledningen. Betona att det kommer att vara ett aktivt arbete för att främja förändringar, inte bara för att godkänna planen.

5. 
   

   
   
   
   Utveckla en strategi med ledningen. Att få allt stöd från företaget är avgörande för att operationen ska lyckas. Låt alla ledande befattningshavare kommentera förändringarna och samarbeta med varandra för att spela en aktiv roll i detta projekt.

6. 
   

   
   Gör en plan för varje skådespelare. För varje intressent, inklusive de som stöder projektet, bedöma riskerna och frågorna. Låt teamet ansvara för att ta itu med dessa problem.

7. 
   

   
   Skapa en kommunikationsplan. Kommunikation är nyckelelementet i denna process. Kommunicera ofta med alla inblandade parter. Förstärka orsakerna till de ändringar som ska göras och fördelarna med dem.
   • Skådespelare bör få en-till-en tvåvägskommunikation. Möten ansikte mot ansikte är viktiga.
   • Kommunikationen måste komma från en chef för huvudledningen, direkt anställd av varje anställd och annan talesman som aktörerna litar på. All kommunikation måste passera en sammanhängande.

8. 
   

   
   Var uppmärksam på alla motstånd. Det finns alltid motstånd mot förändringar. Detta inträffar på individnivå, och därför måste du kommunicera personligen med intressenter för att upptäcka orsaken till dessa motstånd. Var uppmärksam på klagomålen så att ledningsgruppen kan avhjälpa dem. Dessa problem inkluderar vanligtvis följande punkter.
   • Ingen motivation eller ingen brådskande känsla.
   • Ingen förståelse för den övergripande situationen eller skälen till behovet av förändringar.
   • Brist på deltagande i processen.
   • Osäkerhet om jobbstabilitet, framtida roller eller de krav och färdigheter som krävs för framtida positioner.
   • Ett misslyckande av ledningen att uppfylla förväntningarna om implementering av förändring eller kommunikation.

9. 
   

   
   Ta hinder. Du måste svara på påståenden genom att stärka kommunikationen eller genom att ändra strategi. Andra anspråk kan kräva kompletterande tillvägagångssätt, som du kan inkludera i din plan eller lägga ut till ledningsgruppen. Undersök vilka av dessa alternativ som är bäst för din organisation.
   • För eventuella förändringar i positioner eller processer, gör utbildning av anställda högsta prioritet.
   • Om du planerar en övergångsperiod så smidig som möjligt, schemalägga möten eller öka anställdas förmåner.
   • Om intressenterna inte är motiverade, erbjuda dem incitament.
   • Om de känner sig frånkopplade från projektet, ordna ett möte för att samla in feedback och granska eventuella förändringar i planen.

Metod 2 Spåra ändringar i projektet

1. 
   

   
   Definiera rollerna. Lista de roller som kommer att tilldelas varje för detta projekt. Beskriv ansvar och färdigheter som krävs för varje roll. Delegera åtminstone en Chef de Mission att genomföra förändringarna dagligen såväl som en promotor för att spåra alla framsteg och fatta viktiga beslut.
   • För stora projekt i ett stort företag kan du behöva dela upp roller mellan flera personer med specialkunskap.

2. 
   

   
   Ställ in en kontrollkommission. IT-projekt inkluderar vanligtvis en kommission för förändringskontroll som består av representanter från varje intressentgrupp. Denna kommission kommer att ansvara för att godkänna förfrågningar, istället för uppdragschefen, och förmedla beslut till intressenter. Detta tillvägagångssätt är mycket väl lämpat för projekt med ett antal intressenter och kan kräva ofta en ny bedömning av kärnmålen.

3. 
   

   
   Skapa en process för att tillämpa förfrågningarna. När en teammedlem identifierar framsteg, hur går du från idén till verkligheten? Beskriv denna process här, som teamet enats om. Så här kan det se ut.
   • Teammedlemmarna måste fylla i ett ansökningsformulär och skicka det till projektmyndigheten.
   • HOM bör ange informationen från formuläret i förfrågningsloggen och uppdatera denna logg eftersom förfrågningar betraktas eller avvisas.
   • Chefen ber teammedlemmarna att skriva en mer specifik plan och uppskatta den ansträngning som krävs.
   • Uppdragschefen skickar planen till promotorn för eventuellt antagande.
   • Ändringarna har gjorts. Intressenter informeras ofta om framstegen.

4. 
   

   
   Skapa ett ansökningsformulär. Följande data måste inkluderas i formuläret och måste anges i ändringsloggen.
   • Datum för ändringsförfrågan.
   • Antalet förfrågningar som tilldelats av projektledaren.
   • Titel och beskrivning.
   • Namn, e-postadress och telefonnummer till den person som fyller i formuläret.
   • Prioriteten för varje begäran (hög, medel eller låg). För brådskande ändringar kan du behöva specifika tidsfrister.
   • Produkt- och versionnummer (för IT-projekt)

5. 
   

   
   Lägg till ytterligare information. Ändringsloggen måste också kunna följa upp de beslut som fattats och noga följa deras genomförande. Förutom informationen från ansökningsblanketten måste du reservera plats för:
   • godkännande eller avslag på ansökningar,
   • underskrift av den person som kommer att godkänna eller avslå ansökningarna,
   • tidsramen för att genomföra ändringarna,
   • datum då ändringarna upphör.

6. 
   

   
   Följ upp viktiga beslut Förutom förändringsloggen kan projektet dra nytta av ett register över viktiga beslut. Detta uttalande kan göra det lättare för dig på lång sikt eller hjälpa till att spåra projekt som har haft några förändringar i förvaltningen. Denna fil kan också fungera som en kommunikationsguide för klienter eller styrande organ. För varje ändring som görs i tid, omfattar projektets omfattning eller krav, prioritetsnivåerna eller strategin som ska antas, följande information.
   • Projektinitiator.
   • Datum då beslutet fattades.
   • En sammanfattning av skälen bakom beslutet och den metod som används för att nå dem. Vänligen inkludera alla relevanta dokument i processen.