Hur man skriver en bekräftelse på anställningsbrevet

Innehåll

• stadier
• Del 1 Förberedelse för att skriva brevet
• Del 2 Skriva en bekräftelse på anställningsbrev

En bekräftelse av anställningsbrev är ett officiellt dokument som ofta skickas av arbetsgivaren till en annan institution för att validera en anställds anställningshistorik. I allmänhet krävs denna korrespondens när en person ansöker om ett lån, försöker hyra fastighet eller ansöker om en ny befattning. Ett sådant brev krävs också för att verifiera en arbetshistoria. När du skriver en bekräftelse på anställningsbrev måste du presentera dig själv, tillhandahålla korrekt information om den anställdes uppgifter och bekräfta anställningen. Kom ihåg att använda officiellt brevhuvud, se till att du anger din kontaktinformation och undertecknar brevet. Vi inbjuder dig att fortsätta läsa för att bekanta dig med hur du skriver en fullständig och korrekt bekräftelse av anställningsbrevet.

stadier

Del 1 Förberedelse för att skriva brevet

1. 
   

   
   Bestäm varför du vill skriva en bekräftelse på anställningsbrevet. Ditt innehåll och stil kan variera beroende på mottagaren av brevet. Om det är en finansiell institution är det bättre att anta en formell stil. Du kommer antagligen att behöva inkludera finansiell information, såsom löner, provisioner, höjningar och bonusar. Å andra sidan, om brevet berör en anställd som ansöker om ett nytt jobb, kan du skriva det i en vänlig stil och utelämna den finansiella informationen.
   • Genom att förstå syftet och omfattningen av brevet kan du skriva ett dokument som exakt uppfyller mottagarens behov.

2. 
   

   
   
   
   Identifiera den bästa personen som skriver brevet. I allmänhet skrivs detta brev av arbetsgivaren på anställdas vägnar. I detta fall är det den anställde som ber dig i din egenskap av arbetsgivare att utfärda honom ett arbetsintyg för ett specifikt syfte. Å andra sidan är det också möjligt för en anställd att beskriva själva brevet. I den här situationen skriver den anställde brevet och ber sedan arbetsgivaren underteckna det. Den här kan ändras om det behövs. Men i allmänhet är det upp till arbetsgivaren att skriva brevet på anställdas vägnar och inte tvärtom.
   • Om du skriver ett sådant brev till en av dina anställda kan du anpassa det efter dina standarder och kontrollera innehållet. Dessutom kommer brevet att ha större vikt eftersom du är författare som arbetsgivare. Men det är dags att slutföra denna uppgift. Som arbetsgivare kommer du förmodligen att ha ett upptaget schema. Å andra sidan kan det vara tråkigt att skriva dessa brev. Det måste dock inses att bekräftelsen av anställningsbrev i allmänhet är kort. Som ett resultat kommer skrivandet inte att ta mycket tid, särskilt om du har skrivit sådana brev tidigare.
   • Om du skriver ditt eget brev som anställd väljer du lättare informationen som ska visas för mottagaren. Dessutom behöver du inte berätta för din arbetsgivare om dina idéer om frågan. Att skriva ditt eget brev kan dessutom befria honom från alla tryck i förhållande till tidsfristerna för att förbereda brevet. Med andra ord kommer din chef att vara glad eftersom han inte skriver brevet för dig. Men han kommer fortfarande att behöva underteckna det och han kan vara motvillig att göra det med tanke på vad du har skrivit. Om så är fallet måste du förmodligen skriva om brevet och slösa tid eller få arbetsgivaren att skriva det åt dig.

3. 
   

   
   
   
   Samla in den information som krävs. När du känner till mottagaren måste du samla in nödvändiga element för att skriva brevet i sin helhet.
   • Om du är arbetsgivare, överväg att intervjua den anställda för att bestämma innehållet i brevet. I synnerhet måste du ange mottagarinformation, syftet med brevet, de punkter som ska inkluderas och sändningsdatumet.
   • Om du är anställd och du måste skriva brevet själv kommer du att ha all nödvändig information, även om du måste diskutera det först med din arbetsgivare för att ta reda på vad han förväntar sig av detta brev. Detta hjälper dig att skriva ett brev som uppfyller kraven från din arbetsgivare och inte kommer att orsaka några problem när du skriver.

Del 2 Skriva en bekräftelse på anställningsbrev

1. 
   

   
   Använd ett brevhuvud från företaget. För att beskriva ditt brev ska du alltid ha ett papper med företagets officiella chef. Om du är arbetsgivare ska du försöka tillämpa denna regel automatiskt. Om du är anställd måste du be din chef att använda ett brevhuvud från företaget. Ett brev skrivet på ett sådant papper kommer att vara mer formellt och uppmuntrar mottagaren att lita på innehållet.
   • Om du inte har ett brevhuvud kan du skapa ett med din dator. Lute ska innehålla företagsnamn, adress, telefonnummer och e-postadress. Det bör också innehålla information om författaren till brevet, dess funktion och datum för brevet.

2. 
   

   
   Var specifik genom att ange mottagarens adress. Om du vet hans namn, skicka honom brevet direkt. Om inte, ange företagets adress medan du nämner syftet med brevet.
   • Om du till exempel känner till adressen och namnet på mottagaren anger du dem under rubriken. Fortsätt sedan med en utropsformulär som "dyr".
   • Om du inte vet namnet på mottagaren, skicka brevet till en av företagets avdelningar, med objektet på en linje. Om du till exempel går in i en finansiell institution för att få ett anställdslån kan du skicka brevet till den lokala filialen på den institutionen. Du kan ange syftet med brevet med en fras som "bekräftelse av anställningsbrev för att få ett lån".

3. 
   

   
   Presentera dig själv. Använd första stycket i ditt brev för att förklara vem du är och vad som är syftet med brevet. Du måste ange din position, din anciennitet i företaget och längden på ditt förhållande till den anställda. Även om du är anställd skriver du brevet från din arbetsgivares synvinkel, eftersom det är han som kommer att underteckna det.
   • Till exempel kan du skriva: "Jag heter Robert Martin och är chef för försäljning och marknadsföring på ABC. Jag har jobbat för detta företag i 12 år. Jag har känt den anställde i sju år och jag har varit hans direktansvariga i tre år.

4. 
   

   
   Bekräfta anställningen hos den berörda parten. I nästa avsnitt sammanfattar du anställdens funktion inom företaget. Du kommer särskilt att ange datum för anställdas förskjutning i de olika funktioner som han har haft, hans nuvarande titel i företaget, om han är en del av den tillfälliga eller fast anställda och fortfarande utövar. Det är i detta avsnitt att du inkluderar den anställdes ekonomiska information, om det behövs.
   • Här är ett exempel på vad du kan skriva. "Vi bekräftar härmed att den anställde har varit i ABC Company i sju år, från och med den 7 september 2003. Han har varit fast försäljningsassistent sedan 7 januari 2011."
   • Här är ett annat exempel. "Vi intygar härmed att den anställda har arbetat i ABC Company i sju år, från 7 september 2003 till 7 januari 2011. Under den tiden innehade han befattningen som Assistant Sales Manager på heltid. och han fick en årslön på 65 000 euro. "

5. 
   

   
   Sammanfatta den berörda partens uppgifter. I det här stycket kommer du att beskriva den anställdes uppgifter inom företaget. Denna information kommer att vara till stor hjälp om du skriver ett brev om någon som söker ett annat jobb. Även om ett brev med bekräftelse på anställningen skiljer sig från ett rekommendationsbrev är det alltid bra att inkludera uppskattningar som är gynnsamma för ämnet. Detta kommer att förbättra ditt rykte som arbetsgivare och hjälpa din anställd att hitta ett nytt jobb, egendom eller lån.
   • Här är ett exempel på detta stycke. "På ABC Company var medarbetaren initialt ansvarig för försäljningen av radiatorer i Provence. Han hade en ledande befattning och var ansvarig för ett team på sju till nio personer. Hans ansvar inkluderade att säkerställa kundtillfredsställelse, hantera sina fordringar och rapportera kvartalsvis till företagets huvudkontor om försäljningstrender i deras region. "

6. 
   

   
   Kommunicera inte känslig eller olaglig information om medarbetaren. De flesta länder har lagar om vilken typ av information ett företag kan lämna ut om sina anställda till en potentiell arbetsgivare. Vissa förordningar gör att du endast kan ge information om en anställd med hans medgivande. Andra erbjuder praktiskt taget ingen möjlighet för en arbetsgivare att avslöja något om sina anställda, så länge de är ärliga och i god tro. Innan du avslöjar känslig information, bör du granska lagarna i ditt land i detta avseende. Besök den här webbplatsen för att få fler prover.
   • Till exempel kan en arbetsgivare i Alaska (USA) tillhandahålla information om arbetsresultat. Han kommer inte att hållas ansvarig förrän han medvetet eller avsiktligt avslöjar falsk eller vilseledande information eller information som bryter medarbetarens medborgerliga rättigheter.
   • Ett annat exempel ges av staten Connecticut, där arbetsgivaren får avslöja sanningsenlig information.

7. 
   

   
   Ge dina uppgifter till mottagaren. Det sista stycket i ditt brev bör innehålla information om arbetsgivarens kontaktinformation. Det är nödvändigt att inkludera denna information så att mottagaren kan kontakta dig vid behov. Var noga med att ange att mottagaren kan göra detta.
   • Här är ett exempel. "Om du har några frågor eller vill ha mer information, tveka inte att ringa mig på (555) 555-5555 eller att skriva till följande e-postadress: [email protected]. "

8. 
   

   
   Signera brevet och skicka det. När ditt brev är klart måste du stänga och underteckna det. Du kan antingen ge den direkt till den intresserade parten eller skicka den till mottagaren.
   • Avsluta ditt brev med tillstånd, till exempel, "Jag ber dig att älska, fru, mina bästa hälsningar."
   • Underteckna alltid ditt brev med din officiella signatur och din position inom företaget.
   • Var noga med att göra korrekt kontroller och ha officiella stämplar stämplade enligt de standarder som ditt företag tillämpar för denna typ av brev.