Hur du svarar på ett e-postmeddelande som kräver bekräftelse av närvaron

Innehåll

• stadier
• Del 1 Bestäm hur och när du ska svara
• Del 2 Förbereda ett svar
• Del 3 Hantera automatiska e-postmeddelanden och lösa problem

Med den växande populariteten för e-post som ett alternativ till traditionella posttjänster, är inbjudningar till sociala evenemang via e-post otroligt populära för semestermöten, födelsedagar, bröllop och mycket mer. I dag är arrangörerna mycket nöjda med e-postmeddelanden som ber om bekräftelse av närvaron (annars känd som RSVP, vilket betyder "vänligen svara") än tidigare. Men eftersom e-postmeddelanden som ber om svar är så nya, vet många inte hur de ska svara på lämpligt sätt. Förhoppningsvis kan du bättre svara på sådant om du vet tid och hur du gör det, förbered ditt svar och kontrollera mottagandet av inbjudan.

stadier

Del 1 Bestäm hur och när du ska svara

1. 
   
   

   
   Se om du verkligen går till evenemanget. Det första beslutet eller steget är att avgöra om du verkligen går till evenemanget. Du bör tänka på möjligheten att delta i evenemanget så snart du får RSVP-e-postinbjudan.
   • Kom ihåg var evenemanget kommer att äga rum och om du måste resa. Om till exempel någon inbjuder dig till ett bröllop utanför staden, kan du behöva köpa en flygbiljett för att komma dit, vilket kan bli dyrt.
   • Gör ditt program för att se till att du inte har några andra evenemang på samma dag och samtidigt.
   • Prata med din make och andra familjemedlemmar för att se till att de blir tillgängliga. Vissa kan avslå och andra kan acceptera.

2. 
   
   

   
   
   
   Identifiera inbjudningstypen. Olika omständigheter kräver olika nyanser och nivåer av formalitet. Därför bör du tänka på typ av händelse innan du svarar på inbjudan. Detta gör att du kan vara säker på att du inte gör ett socialt misstag.
   • Se om det är en informell social händelse som en inbjudan till en grill som en granne gör utan anledning och skickar en informell e-postinbjudan. Du har möjlighet att svara informellt på dessa typer av inbjudningar och kanske har mindre tid att skicka svaret.
   • Om det är en formell social händelse som inbjudningar till bröllop, födelsedagsfester, nattvards- eller konfirmationer, kräver de ett svar i en formell ton, precis som inbjudan mottogs.

3. 
   
   

   
   Svara i rätt ögonblick. När du har fattat ett beslut och funderat på inbjudan bör du svara i tid. Slutligen är detta en av de viktigaste aspekterna när du besvarar ett RSVP-e-postmeddelande eftersom du bör ge personen den nödvändiga bekräftelsen av ditt deltagande eller inte i evenemanget.
   • Läs inbjudan för att se om a datum krävs för att svara på RSVP-e-postmeddelandet. Detta datum är inte ett förslag. Se till att du svarar inom den angivna tiden.
   • Svara så snart som möjligt. Även om personen som bjöd in dig kunde ge en eller två månader att svara, betyder det inte att du ska ta hela denna period. Tvärtom, du bör svara så snart du fattar ett konkret beslut om du ska åka dit eller inte.

Del 2 Förbereda ett svar

1. 
   
   

   
   
   
   Fyll i ämnesfältet. Efter att ha beslutat när och hur du ska svara ska du förbereda ett grovt utkast till svaret du kommer att ge. För att göra detta börjar du skriva i objektfältet. Detta bör inkludera ett godkännande eller avslag på inbjudan och återspegla tonen i händelsen.
   • För formella händelser bör du använda en formell ton. Skriv till exempel Anne och Roger kommer inte att kunna delta i banketten den 11 maj.
   • För informella omständigheter som en grill hos en granne kan du skriva Det gick inte att delta på grillen den 11: e.

2. 
   
   

   
   Skriv brevet. Det är viktigt att svara på rätt sätt eftersom det återspeglar tonen i ditt svar. Om du använder en lämplig hälsning kommer du dessutom att ge personen som bjöd in dig en uppfattning om hur du ser det.
   • Välj en hälsning som kan inkludera Min goda vän, À eller käre.
   • En informell händelse kräver ett enkelt svar till personen som skickade e-postmeddelandet. Till exempel kan du skriva Kära Martine och Jean.

3. 
   
   

   
   Skriv innehållet i. Kroppen för din e är kanske den viktigaste delen av RSVP-e-postmeddelandet. Detta återspeglar tonen i inbjudan och svarar direkt på den. Några exempel på att acceptera eller avvisa en inbjudan inbegriper dessa.
   • En informell händelse garanterar ett informellt svar av den typen Thomas, vi uppskattar verkligen grillinbjudan, men vi kommer att vara utanför staden den dagen.
   • En formell händelse förtjänar en liknande ton. Till exempel kan du skriva Familjen Dupont accepterar din inbjudan till José och Belindas bröllop den 5 november 2019. Ett annat exempel är följande Jean och Sara Appleby accepterar gärna din inbjudan till Marta Rodriguez 15-årsdag.
   • Ett formellt avslag på en inbjudan kan vara följande Parker-familjen kommer inte att kunna delta i José och Belindas bröllop den 5 november 2019.

4. 
   
   

   
   Skriv och skriv ditt namn. När du har skrivit bör du skriva under RSVP-e-postmeddelandet. Det här är mer än bara en formalitet, eftersom signaturen visar vilken typ av relation du har med personen som bjöd in dig. Det är också ett tecken på hur du känner för den personen.
   • Välj en formell hälsning. Till exempel kan du skriva hjärtligt, Mina bästa önskningar, Vänligen acceptera, herr eller fru, mina bästa hälsningar, eller Acceptera, herr eller fru, uttrycket av mina känslor.
   • Välj en informell formel som Mycket uppriktigt, Mina hälsningar, Bära bra eller Med vänliga hälsningar.
   • Välj ett lämpligt slut om du accepterar eller avvisar inbjudan. Skriv till exempel Med mycket ånger eller tack.
   • Skriv med ditt namn efter den slutliga formeln. För mer informella händelser, tveka inte att skriva med ditt förnamn och namnet på andra personer som också har blivit inbjudna. För mer formella tillfällen, tecken med förnamnet på alla gäster och efternamn efter den sista personen. I vissa fall, till exempel de där du har ett nära förtroendeförhållande med personen som bjöd in dig, har du möjlighet att skriva Familjen Sanchez.

Del 3 Hantera automatiska e-postmeddelanden och lösa problem

1. 
   
   

   
   Klicka på avvisa eller acceptera. Gör detta om e-postmeddelandet har en automatiserad knapp. De flesta officiella evenemangsarrangörer litar mer och mer på automatiska RSVP-tjänster för att skicka e-post. Om någon använder en liknande tjänst för att skicka dig RSVP-e-post, kommer de sannolikt att genereras av en tredje part. Dessutom kommer e-postmeddelanden sannolikt att innehålla alternativ med knappar som låter dig klicka på acceptera eller avfall inbjudan.
   • Du är inte skyldig att svara till personen via e-post om du får en av dessa.
   • När du har accepterat eller avvisat inbjudan skickas svaret till den tredje parten som hanterar posten och vidarebefordrar den till den som organiserar evenemanget.
   • Automatiserade RSVP-e-posttjänster används ofta för halvformella omständigheter som födelsedagsfester, landsmöten och andra liknande evenemang.

2. 
   
   

   
   Klicka på kvitteringsalternativet. Om du är orolig för att få ditt svar kan du överväga att klicka på knappen Bekräftelse av kvittot på e-postsidan. Genom att klicka på den kommer din e-posttjänst att generera en sändningsbekräftelse när personen du svarar får eller öppnar din e-post. På detta sätt kommer du att veta att hon har fått din.
   • Bekräftelsen av leveransen kan hittas på olika platser beroende på vilken tjänst du använder.
   • Det här alternativet är kanske inte tillgängligt på vissa tjänster.

3. 
   
   

   
   Skicka ett e-postmeddelande om du byter program. I sällsynta tillfällen kan du behöva ändra ditt svar. Om du har accepterat inbjudan och har insett att du inte kommer att kunna delta eller om du har avböjt och plötsligt har du möjlighet att gå, bör du kontakta personen som bjöd in dig till informera om detta.
   • Om du av misstag har klickat på knappen Auto Accept i en RSVP-e-post, ska du skicka en direkt till personen för att korrigera ditt fel.
   • Om du måste avslå en inbjudan som du ursprungligen accepterade ska du meddela mottagaren. Du kan till exempel skicka honom ett e-postmeddelande genom att sätta som objekt Ändring av svar och genom att skriva något liknande På grund av oförutsedda händelser kommer Sara och jag inte längre att kunna delta i ditt 20-årsjubileum den 14. Vi ber om ursäkt för förändringen och ser fram emot att träffa dig snart.
   • Berätta för personen om du måste acceptera en inbjudan som du redan har avvisat. Skicka till exempel ett e-postmeddelande och lägg som objekt Ändring av mitt svar och skriva Jag skulle vilja delta i evenemanget om du fortfarande har tillgänglighet för att ta emot fler gäster.
   • Ändringar av RSVP-inbjudningar bör göras så snart som möjligt. Inbjudningar till informella händelser kan ändras efter flera dagar. Men för formella händelser (som bröllop) måste de göras minst en månad i förväg.