Hur du svarar på telefonen medan du är på jobbet

Innehåll

• stadier
• Del 1 Ta upp telefonen
• Del 2 Prata i telefon

Att projicera en professionell bild på jobbet är viktig för varje professionell framgång. Oavsett deras position i företaget är svaret på telefonen en uppgift för nästan alla anställda. Om du svarar väl kan du sätta en positiv ton på telefonsamtalet, hjälpa korrespondenten att känna sig bekväm och låta dig enkelt svara på hans olika frågor.

stadier

Del 1 Ta upp telefonen

1. 
   

   
   Svara snabbt. Det är inte artigt att hålla folk upptagna när du är i affärer eller i en professionell miljö. Plocka upp luren och svara på samtalet före den tredje ringen.

2. 
   

   
   Sätt luren på örat. Det är viktigt att svara snabbt på telefonen, men du bör ändå vara tålamod nog för att faktiskt placera mikrofonen nära munnen. Börja inte prata förrän du är helt säker på att telefonens handenhet sitter fast vid dig och ditt öra, så att den andra parten inte tappar information.

3. 
   

   
   
   
   Andas djupt innan du svarar. Börja med att andas djupt innan du presenterar dig när telefonen är nära din mun. Detta gör att du kan hålla dig lugn och behärska dig själv, vilket gör att du kan samla dina sinnen och prata lugnt.

4. 
   

   
   Presentera dig själv och ditt företag. Du måste se till att din korrespondent har ringt rätt plats och rätt person, så det är viktigt för dig att berätta vem du är och vad ditt företag är. Var noga med att ange företagets namn först. Du kanske tänker på att skapa ditt eget hem så att du inte behöver tänka på vad du ska säga när telefonen ringer och ändra den något beroende på omständigheterna.
   • Om du arbetar som receptionist eller växeloperatör är det viktigt att du behärskar verksamheten mycket bra, eftersom du är den som måste hjälpa den som ringer att få all information de behöver. Du kan helt enkelt säga, "hej, här -företag, Joseph till enheten. Hur kan jag hjälpa dig? Således kommer korrespondenten att veta vem han pratar med och vad är ditt företags identitet som ger honom möjlighet att fortsätta samtalet. Om du arbetar som privat sekreterare, ange den person du arbetar för (till exempel "Mr. Smiths kontor, Joseph på enheten"), eftersom det är möjligt att det är just det som din korrespondent verkligen letar efter. gå med.
   • Om du ingår i en tjänst, berätta för personen vad du gör så att de vet vilka typer av frågor att ställa. Identifiera dig själv genom att säga "hej, det här är Jessicas redovisning". Låt klaganden veta om han har kontaktat kontoret eller personen han vill och om han skulle prata med någon annan.

5. 
   

   
   
   
   Förvara en anteckningsbok och en penna nära telefonen. Detta gör att du kan anteckna snabbt om personen vill lämna dig eller ge dig annan information. Undvik att få din korrespondent att vänta tills tiden letar efter något att skriva.

Del 2 Prata i telefon

1. 
   

   
   Le medan du pratar. Även om du inte har gott humör, kan du bara le och låtsas vara så att din korrespondent tycker att du är trevlig. Det kan också hjälpa dig att förbättra ditt humör.

2. 
   

   
   Tala tydligt och professionellt. Eftersom du är i en professionell miljö är det viktigt att du och din korrespondent kan förstå varandra tydligt och exakt. Tala lugnt och uttala dina ord så att du är säker på att det har gått bra och förstått det.
   • Undvik att använda bekanta slanguttryck som "ja", "säkert" eller "nah." Prata med honom istället genom att använda tydliga ord och fraser som "ja" och "nej". Oavsett vilken information du utbyter med din korrespondent under dialogen, undvik all förvirring mellan dig. Glöm inte att säga de vanliga artiga fraser som "tack" och "ingenting", om något.
   • Om du vill kommunicera till den specifika informationen, t.ex. bokstäver eller telefonnummer (t.ex. ett namn eller telefonnummer), kan det vara bra att ha ett gott kommando för det fonetiska alfabetet. På detta sätt kan du undvika att förvirra bokstäverna som uttalas nästan på samma sätt som "M" och "N" och använda användbara tips som "M som att äta".

3. 
   

   
   Tala professionellt med korrespondenten. Använd personens namn ("Mr. Smith") och inte hans förnamn, särskilt om du inte känner korrespondenten personligen. Glöm inte hans namn och adressera honom genom att använda det under konversationen.
   • Du kanske vill skriva ner personens namn så snart hon berättar dig så att du kan komma ihåg det. Detta kan vara mycket användbart.

4. 
   

   
   Överför samtalen vid behov. Om någon ringer dig till jobbet är det mycket möjligt att de försöker lösa ett specifikt problem eller har frågor att skicka till en viss person. Om du inte riktigt vet hur du ska svara på en fråga eller oro, försök inte att svara på den. Föreslå istället att du överför ditt samtal till någon som bättre kan svara och hjälpa dig. Det kommer också att visa honom att du bryr dig om hans problem och är villig att hjälpa honom att lösa det.
   • De flesta stationära telefoner har numera en överföringsfunktion. Ta reda på om den här funktionen är tillgänglig på ditt kontor och hur den fungerar. Om detta inte är fallet, ta numret på den person som din korrespondent kommer att ringa och skicka honom informationen.
   • Kom ihåg att vara så artig som möjligt genom att göra det och erbjuda att överföra samtalet. Till exempel kan du säga: "Jag är rädd att jag inte kan svara på din fråga. Vill du att jag ska överföra ditt samtal till Jacques, som kan hjälpa dig bättre? "
   • Om ingen annan är tillgänglig, föreslå att du tar en. Glöm inte att vidarebefordra detta senare.

5. 
   

   
   Avsluta samtalet professionellt. Du kan säga honom tydligt och artigt att konversationen är över och att han kan hänga med genom att bara säga "tack" eller "adjö". Det bör inte finnas någon förvirring om konversationen ska fortsätta eller inte.
   • Låt din korrespondent hänga. Han har samtalet, så du måste låta honom få det han ville när han ringde inledningsvis och stängde konversationen. Om du lägger på trots att han inte är redo att avsluta konversationen kan det tyckas oförskämt eller så kan du låta viktig information komma undan dig.