Hur man spårar utgifter med Microsoft Excel

Innehåll

• stadier
• Metod 1 Arbeta med en mall för Excel
• Metod 2 Designa ditt eget kalkylblad

Många företag använder Microsoft Excel för att spåra utgifterna för vissa avdelningar eller samhället i allmänhet. Eftersom Excel ofta levereras med Windows-utrustade persondatorer, om du har Excel hemma, kan du också använda det för att spåra dina räkningar. Det finns många mallar tillgängliga för att spåra hans utgifter på Microsofts webbplats, men även på andra webbplatser och senaste versioner av Excel innehåller också en mall för att spåra hans utgifter med förinstallerade mallar. Du kan också skapa din egen mall på Excel för att uppnå samma resultat.

stadier

Metod 1 Arbeta med en mall för Excel

1. 
   

   
   Välj en förinstallerad mall. Nya versioner av Excel innehåller en mall som spårar utgifter med andra modeller som används i andra situationer. Du kan komma åt och använda dem för att spåra dina fakturor med Excel.
   • Välj i Excel 2003 ny → fil. Välj På datorn i aktivitetsfönstret Ny anteckningsbok för att få fram dialogrutan med modellerna.
   • Välj i Excel 2007 ny → fil. Detta öppnar fönstret Ny anteckningsbok. Välj Installerade mallar i mallmenyn i den vänstra rutan. Välj Personlig månatlig budget i rubriken Installerade mallar från mittpanelen och klicka på skapa.
   • Klicka i Excel 2010 fil → ny. Välj Exempel på modeller i det övre avsnittet på den tillgängliga mallpanelen och välj Personlig månatlig budget i fönstret som visas innan du bekräftar det genom att trycka på skapa.

2. 
   

   
   
   
   Välj en online-mall. Om den personliga standardmall som tillhandahålls av Microsoft inte intresserar dig kan du också hitta en online. Du kan ladda ner en från en tredjepartssida eller gå igenom Excel för att gå till Microsofts webbplats.
   • För Excel 2003 kan du välja en mall som passar dig bäst från Microsoft Office-biblioteket på https://templates.office.com. Välj sedan longlet Excel att hitta en modell som intresserar dig.
   • Välj i Excel 2007 budgetar i Microsoft Office-avsnittet i dialogrutan "Ny anteckningsbok". Du måste ha en fungerande Internet-anslutning för att ansluta till modellbiblioteket.
   • Välj i Excel 2010 budgetar i avsnittet "Office.com" på panelen för tillgängliga mallar. Du måste också ha en fungerande Internet-anslutning för att ansluta till den.

3. 
   

   
   
   
   Ange informationen i lämpliga celler. Den exakta informationen beror på vilken modell du använder.

4. 
   

   
   Spara kalkylarket. Du kan antingen använda namnet som mallen har valt för kalkylarket eller så kan du ändra det för att hitta något du lättare kommer ihåg. Det kan vara tillräckligt att lägga till ditt namn och det aktuella året i filen.

Metod 2 Designa ditt eget kalkylblad

1. 
   

   
   Öppna Excel.

2. 
   

   
   Ange namnet på arket i cell A1. Använd ett namn som betyder något för dig, till exempel "personlig budget", "kostnadsspårning" eller något liknande. Lägg inte citattecken när du skriver namnet, de är bara där för att indikera att de är exempel.

3. 
   

   
   Ange kolumnens titel i den andra raden. Här är några titelförslag (i ordning): datum, mottagaren, notera, utgifter, inkomster och balans. Ange dessa titlar i cellerna från A2 till G2. Du kan behöva justera bredden för att rymma längre titlar.
   • När du har implementerat kalkylbladets titel och rubriker använder du funktionen Frys raden så att raden med kolumntitlarna går upp och ner när du bläddrar på skärmen. Det här alternativet finns i menyn utsikt i Excel 2003 och tidigare och i alternativet fönster från menyn utsikt i Excel 2007 och 2010.

4. 
   

   
   Ange de första utgifterna i den tredje raden.

5. 
   

   
   Ange formeln för saldot i G3. Eftersom detta är den första posten för saldot kommer det att bli resultatet av skillnaden mellan utgifter och intäkter. Hur du installerar det beror på vad du vill få: utgifterna eller pengarna du har kvar.
   • Om du ställer in kalkylbladet för att huvudsakligen hitta dina utgifter kommer formeln för saldot att vara "= E3-F3", där E3 är cellen som innehåller utgifterna och F3 den som innehåller inkomsten. Om du använder denna typ av formel blir de totala utgifterna positiva och det är lättare att förstå.
   • Om du ställer in kalkylbladet för att ta reda på hur mycket pengar du har kvar kommer balansformeln att vara "= F3-E3". Om du följer den här lösningen visar arket ett positivt antal när du har mer kontanter än utbetalning, men negativt när du har fler utflykter än kontanter tillbaka.

6. 
   

   
   Ange din andra kostnad i den fjärde raden.

7. 
   

   
   Ange balansformeln i G4. Eftersom du vill att den nya kostnaden ska ta hänsyn till den föregående måste du lägga till resultatet av skillnaden mellan utgifterna och de inkomster som erhållits i raden ovan.
   • Om du har ställt in kalkylbladet för att ta reda på hur mycket du spenderar kommer balansformeln att vara "= G3 + (E4-F4)", där G3 är cellen som innehåller den föregående saldot, E4 den som innehåller utgifterna och F4 den som innehåller den som innehåller inkomst.
   • Om du har ställt in kalkylbladet för att ta reda på hur mycket pengar du har kvar ska formeln för saldot vara "= G3 + (F4-E4)".
   • Parenteserna runt cellerna som representerar skillnaden mellan utgifter och inkomst är inte obligatoriska, de är bara där för att göra formeln lite lättare att förstå.
   • Om du vill att cellen med balansen ska förbli tom tills en fullständig post har infogats kan du använda ett "IF" i formeln för att förhindra visning av ett värde om det inte finns några data i datumcellen. Här är formeln att använda i detta fall = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) om du vill att ett ark ska spåra dina utgifter eller = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)) om du vill veta hur mycket pengar du har kvar. Du kan hoppa över parenteser runt celler som representerar utgifter och intäkter, men inte parenteser efter "IF".

8. 
   

   
   Kopiera balansformeln i kolumn G. Högerklicka på cell G3 och välj kopia i menyn som visas och dra sedan reglaget för att välja cellerna nedan. Högerklicka i urvalet och välj klistra i menyn som verkar klistra in formeln i de celler du valt. I Excel 2010 kan du välja mellan klistra eller Klistra in formeln i menyn. Formeln anpassas automatiskt till referenserna för de nya cellerna för att ange utgifter, inkomst och datum (om du tvättar specificerat) för den aktuella raden och saldot med hänsyn till raden ovanifrån.

9. 
   

   
   Spara kalkylarket. Ge honom ett namn som du lätt kommer ihåg, till exempel Utgiftsspårning.xls eller Personlig budget.xls. Som med ett modellbaserat ark kan du inkludera ditt namn och det aktuella året. Skriv inte filändelsen, Excel laddar för dig.
   • Excel 2003 och senare sparar filen i det gamla ".xls" -formatet, medan Excel 2007 och 2010 sparar den i det nya ".xslx" XML-baserade formatet, men du kan fortfarande använda ".xls" -formatet om du vill. Om du har flera datorer och vill behålla det här kalkylbladet på båda, använd samma format om någon av dem har Excel 2003 eller tidigare eller det nya formatet om de alla har Excel 2007 eller senare.