Hur man hanterar fordringar

Innehåll

• stadier
• Del 1 Definiera kreditpraxis
• Del 2 Fakturakunder
• Del 3 Uppföljning av kundfordringar
• Del 4 Tillämpa kundfordringar redovisningsmetoder

Om du äger ett kreditinstitut och tillhandahåller kredit till dina kunder är det viktigt att definiera rutiner för kundfordringar. Kundkredit är när du tillåter din kund att få en tjänst eller omedelbart ta över en produkt i utbyte mot ett löfte att betala dig senare. Med andra ord tillåter du honom att ta över dina produkter innan de ens betalar dig. Om du accepterar kreditkort hanterar det emitterande företaget riskerna. Om kunderna måste betala med check eller kontant måste du kontrollera betalningarna och hantera riskerna. Att hantera kundfordringar består av att sätta upp rutiner för utlåning av kredit, generering av fakturor, förvaring av förfallna betalningar och mottagna och utförande av redovisningsfunktioner.

stadier

Del 1 Definiera kreditpraxis

1. 
   

   
   Utveckla ett kreditansökningsförfarande. Bestäm om du vill ge kredit till individer eller endast till företag. Be alla dina kunder att fylla i en ansökan för att bedöma deras kreditvärdighet. Kontrollera alla kreditansökares konton.
   • Individer måste ange sitt namn, kontaktinformation, anställningsinformation och personnummer.
   • Företag måste ange sitt företagsnamn, kontaktinformation för sin redovisningsavdelning, kredithistoria från andra företag och deras styrelseledamöter.

2. 
   

   
   Upprätta de allmänna försäljningsvillkoren. Utveckla ett dokument som förklarar dina behov och kundens skyldigheter. Ange också förfallodag för betalningar. Du kan till exempel ange att betalningar måste göras inom 30 dagar efter köp. Ange mängden ränta som ska betalas för sen betalning. Ange att klienten måste betala avgifterna för returnerade checkar eller inkasso.
   • Kreditsökande måste kunna skriva under formuläret för att bekräfta att de har läst och förstått klausulerna.

3. 
   

   
   
   
   Respektera lagarna om konsumentkrediter. Konsumentkrediter är ett avtal genom vilket en långivare tillhandahåller en låntagare (antingen individer eller finansiella företag) en återbetalningsbar summa för att finansiera inköp av varor och tjänster. I Frankrike har Lagarde-lagen reformerat konsumentkredit för att skydda konsumenterna. Denna lag ålägger också långivare nya skyldigheter. Här är några bestämmelser som denna lag ger.
   • Långivare ska inte på något sätt annonsera att kredit förbättrar kundens situation.
   • Långivaren är fri att välja den försäkring som passar honom bäst.
   • Kreditinstitut måste kontrollera låntagarens kreditvärdighet och se till att låntagaren inte är registrerad i FICP-filen.
   • För mer information om lagarna för konsumentkrediter, se den här artikeln.

Del 2 Fakturakunder

1. 
   

   
   
   
   Förstå vad en räkning är. En faktura är ett dokument som en köpare får från en säljare vid försäljningstillfället. Den beskriver de produkter och tjänster som har sålts, deras kostnad och det datum då betalning förväntas. Fakturan skiljer sig från kvittot. Ett köpskvitto utfärdas endast om kunden betalar i sin helhet vid köpet. Om han betalar vid ett senare tillfälle eller på ett förskjutet sätt måste du ge honom en faktura.
   • Fakturan skiljer sig från uttalandet. Ett uttalande skickas till kunden med en eller flera aktuella fakturor och anger det totala förfallna beloppet. Dess huvudroll är att förenkla faktureringsprocessen.

2. 
   

   
   Välj din faktureringsmetod. Två alternativ finns tillgängliga för dig: du kan antingen utfärda fakturorna själv eller hyra ett företag för att göra det. Om du precis börjar, gör det själv. Du kommer att kunna fördjupa din kunskap om ditt företags ekonomi. Senare kan du ge denna uppgift till en annan person.

3. 
   

   
   Inkludera all relevant information på fakturan. Skriv tydligt ordförslaget. Inkludera information för att identifiera kunden och de produkter eller tjänster som tillhandahölls. Glöm inte att tydligt ange ditt namn, namnet på din affärsenhet och adressen till vilken kunder ska skicka betalningar.
   • Tilldela ett unikt nummer till varje faktura.
   • Ange tydligt datumet.
   • Ange klientens namn och adress, samt företagets namn och adress.
   • Ange tydligt de köpta produkterna eller tjänsterna, samt köpdatumet.
   • Ange det förfallna beloppet och betalningens förfallodag.

4. 
   

   
   Välj att utfärda elektroniska eller pappersfakturor. Du kan skicka pappersfakturor per post, elektroniska fakturor via e-post eller båda. Kunderna ska ange hur de vill ta emot räkningarna. Elektronisk fakturering är bekvämare och billigare än pappersfakturering. Vissa kunder gillar dock inte att avslöja finansiell information online. Om en kund ändrar e-postadress kan du dessutom ha problem med att kontakta honom.

5. 
   

   
   Försök att bifoga ett svarkuvert till räkningen. Kunderna kan skicka sin betalning lättare. Ange din adress direkt på kuvertet. Om du vill, ta ett fönsterhölje, skriv ut din adress på fakturan och be kunden se till att din adress visas i fönstret. Om en kund vanligtvis betalar online eller personligen, notera det. Om en kund inte vill ta emot ett svar kuvert, spara den kostnaden.
   • För att underlätta betalningsprocessen, sätt upp ett system för direktinsättning för att automatiskt dra av fakturerade priser på konton. Generellt är det lätt att installera ett sådant system genom dina banker.

Del 3 Uppföljning av kundfordringar

1. 
   

   
   Välj ett skuldhanteringssystem. Du kanske föredrar offline manuella datainmatningssystem med hjälp av Excel. Men om ditt företag växer kan du automatisera din hanteringsprocess med skuldhanteringsprogramvara som QuickBooks. Du kan också använda webbaserade ekonomiska hanteringsverktyg som Mint eller FreshBooks.

2. 
   

   
   Använd ett manuellt kreditrapporteringssystem. Du kommer att ha möjlighet att förbereda ett kalkylblad i Excel. Skapa kolumner för datum, kundnamn, betalningsbelopp, fakturanummer och betalningsdatum. Ange informationen i diagrammet för att skicka dina räkningar och ta emot betalningar.
   • Du måste skapa en fakturamall och använda den för att utfärda alla dina fakturor.
   • Förvara en fordran-fil och en betald fakturamapp.
   • Obetalda fakturor förvaras i fordran-filen.
   • När fakturorna har betalats tar du bort dem direkt från fordran-filen och lägger dem i mappen betalda fakturor.

3. 
   

   
   Spåra fordringar med hjälp av programvara. Om du använder bokföringsprogram med ett fordran kan du använda det för att enkelt hålla reda på fakturor och betalningar som ska betalas. Du kan direkt redigera kund- och försäljningsinformation i systemet. Detta gör att du automatiskt kan generera papper och elektroniska fakturor. Om systemet använder Internet kan du skicka fakturor direkt till kunder via e-post. Du har möjlighet att köra en rapport som kommer att berätta vilka fakturor som fortfarande är utestående, så du behöver inte behålla separata pappersfiler för betalda och obetalda fakturor.
   • Med en redovisningsprogramvara kan du också klassificera fakturor i kronologisk ordning. Den här processen består av att separera obetalda fakturor med antalet dagar med försenad betalning, så att du kan tillämpa en insamlingspolicy som anger vissa åtgärder när betalningarna är försenade med 30, 60 eller 90 dagar.

4. 
   

   
   Utföra månatliga kontoutdrag till kunder. Kontoutdraget skiljer sig från fakturan. Det utfärdas en gång i månaden och anger alla belopp som förfaller på de gamla fakturorna. Kontoutdraget anger också de mottagna betalningarna. Slutligen indikerar detta dokument all balanserad balans som förblir obetald. När det gäller obetalda konton bör ett system vara på plats för att identifiera, spåra och återställa utestående konton.

Del 4 Tillämpa kundfordringar redovisningsmetoder

1. 
   

   
   Använd bokföringsprogram för att automatisera processen. Bokföringsprogramvara tillåter dig inte bara att producera fakturor, utan också automatiskt ställa in dina månatliga finansiella rapporter. Fördelen med sådan automatisering är att det sparar mycket tid och gör ditt jobb enklare, snarare än att manuellt måste ange samma information mer än en gång. En annan fördel med detta system är att du har färre fel när du skriver olika mängder eller information om olika rapporter.

2. 
   

   
   Gör ett uttalande om försäljningen av tjänster på kredit. Krediter först försäljningskontot med det belopp som ska betalas för tjänsten. Sedan debiteras fordringarna för samma belopp. När klienten betalar, debiterar det löpande kontot det betalda beloppet. Sedan kreditera kundkontot för samma belopp.
   • Anta att du skickar en faktura på $ 5 000 till en kund för tillhandahållande av en tjänst.
   • Ge en debiteringspost på 5 000 € på fordringar. I balansräkningen ökar fordringarna som visas i tillgången.
   • Spendera en skriftlig kredit till 5 000 € på försäljning. Försäljningsökning i bokslutet.

3. 
   

   
   Gör ett uttalande om försäljning av varor på kredit. Lägg först journalposter i journalen för att registrera försäljningen och relaterade fordringar. Precis som du gjorde för tjänsten måste du kreditera försäljning och kundfordringar. Överväg sedan att sänka lagret som säljs till kunden som kostnad och spara det.
   • Anta att du har gjort en affärstransaktion på 10 000 dollar där du sålde varor med ett värde av 7 000 dollar till kunden.
   • Ge en kreditpost på 10.000 € på försäljningen och en debitering på 10.000 € på fordringar.
   • Skriv sedan en debitering på 7 000 € till kostnaden för sålda varor. Detta är i form av en kostnad i de finansiella rapporterna. Skriv sedan en kreditinmatning på 7 000 $ till lagerkontot. Bristen på lager minskar med 7 000 € i balansräkningen.

4. 
   

   
   Bokför dåliga skulder. Den bästa metoden för att redovisa osäkra fordringar är att uppskatta antalet obetalda fakturor som samlas varje månad i journalposterna. Med denna teknik är det möjligt att registrera kostnader för osäkra fordringar i samma månad som fakturorna utfärdades.Det överensstämmer med försoningsprincipen, där alla utgifter måste redovisas i samma månad som intäkterna som genererades.
   • Om du inte ackumulerar osäkra fordringar och bara förväntar dig att redovisa dåliga skulder när en kund inte betalar, bryter detta med avstämningsprincipen.
   • Om du till exempel uppskattar att en faktura på 40 000 € inte kommer att betalas inom en månad kan du fortsätta att registrera en kostnad på 40 000 € på kundfordringskontot. Detta visas som en utgiftspost i ditt finansiella rapporter.
   • Lägg dessutom en bokföring av en kredit med samma belopp på ersättningskontot för osäkra konton i balansräkningen.
   • När du identifierar räkningar som förblir obetalda behöver du bara ta ut pengar från kundfordringar och kundfordringar.

5. 
   

   
   Boka rabatter för tidig betalning. Om du erbjuder rabatt för en förskottsbetalning kommer kunden att betala mindre än det totala beloppet på fakturan. Spara sedan spridningen som en vinstminskning på kontot för försäljningsrabatter. Detta gör att du kan kontrollera avvikelserna i resultaträkningen.
   • Anta att du skickar en räkning på $ 1000 till en kund och du ger honom 10% rabatt, eller € 100, för att betala tio dagar tidigare. Men den här kunden betalar bara 900 €.
   • Passera en post på 1 000 euro på fordringar.
   • Debiterar 900 € på försäljning och 100 € på försäljningskonto.

6. 
   

   
   Förbered en historisk redovisning av kundfordringar. En sådan rapport ger dig information om alla utestående fakturor. Det är strukturerat för att visa hur gamla räkningar är. Till exempel kan det finnas kolumner för aktuella räkningar, de med en försenad betalning på 0 till 15 dagar, 16 till 30 dagar, 31 till 45 dagar och mer än 45 dagar. Du kan använda den för att uppskatta dålig skuld. Du kan också använda den här rapporten för att identifiera fakturor som kräver uppföljning.