Hur du ordnar din tid effektivt

Innehåll

• stadier
• Del 1 Bedöm din nuvarande hantering
• Del 2 Undvik distraktioner
• Del 3 Använd din tid effektivt

Alla har någonsin hört någon klaga på att det inte finns tillräckligt med timmar på dagen att göra allt de behöver göra. Några grundläggande tips för att organisera och hantera din tid kan hjälpa dig att få ut det mesta av din tid. Genom att lära dig att organisera din tid effektivt kommer du att kunna utföra många fler saker.

stadier

Del 1 Bedöm din nuvarande hantering

1. 
   

   
   Observera dina dagliga aktiviteter. Se vad du gör varje dag och notera de olika sätten du tillbringar din tid på. Du kommer att bli förvånad över att se hur mycket tid du slösar bort dagen när du jämför det med den tid du spenderar på att göra det du måste göra.
   • Glöm inte att notera de mer meningslösa aktiviteterna, till exempel när du förbereder din frukost, när du gör hushållsarbetet, när du duschar etc.

2. 
   

   
   Skriv ner alla dina aktiviteter i en anteckningsbok. När du har observerat alla dina aktiviteter och har uppskattat hur mycket tid du spenderar på dem, skriv ner det i en anteckningsbok. Lägg all information i samma anteckningsbok, eftersom du lättare kan identifiera mönster som upprepas och tider när du förlorar tid om du ser dem alla på samma sida.
   • Kom ihåg ingenting och notera tydligt varje post i anteckningsboken. Gruppera inte separata händelser i en post, underskatta inte mindre uppgifter och skriv de exakta tiderna när du bedömer hur din dag går sönder.
   • Det kan vara användbart att gruppera vissa aktiviteter i kategorier. Du kan till exempel märka blå hushållsarbete, röda arbetsaktiviteter och hobbyer i svart. Detta hjälper dig att bättre visualisera hur du spenderar din tid.

3. 
   

   
   
   
   Utvärdera din tid. Tillbringar du en timme med att göra ingenting? Två timmar att bestämma var man ska äta? Åtta timmar för att surfa på Internet? Hitta mallar som berättar hur du spenderar din tid och bestämmer vilka aktiviteter som behövs och vilka aktiviteter som inte behövs.
   • Förlorar du tid eftersom du saknar kontroll över dig själv? Sätter du saker för ofta över en natt? Accepterar du för mycket ansvar? Det här är frågor du bör ställa dig själv när du utvärderar hur du tillbringar din tid.
   • Du kanske inser att du delar upp din dag på ett sätt som inte är vettigt. Det kan till exempel inte vara klokt att jobba en halvtimme innan du lägger tio minuter på att göra obetydliga saker innan du går tillbaka till jobbet i en halvtimme. Du kommer att vara mer fokuserad och produktiv om du arbetar i en timme och tar hand om mindre viktiga saker senare.
   • Det är bättre att du tacklar dina uppgifter genom att bryta ner dem. Den här metoden ber dig att tilldela en viss tid till en enda uppgift utan att bli distraherad.

4. 
   

   
   
   
   Tänk på justeringar. Nu när du vet exakt vad du gör på din tid börjar du göra aktiva justeringar av ditt schema. Se till att du identifierar områden som du inte kan minska. Det är inte för att något tar mycket tid att det är dags att du slösar bort.

5. 
   

   
   Hitta vad som är fel. Om du lägger tre timmar om dagen på att skicka arbetsdokument är det osannolikt att du kommer att kunna minska tiden du spenderar på den här aktiviteten. Om du emellertid skickar fyra eller fem anställda mellan jobb, kan du kanske minska tiden du spenderar på den här aktiviteten.

6. 
   

   
   Ändra dina vanor. Oavsett ditt problem med att hantera din tid finns det alltid en lösning. När du har hittat den tid du slösar bort din tid eller hur du ska spendera din tid, måste du göra ett samordnat arbete för att ändra dina tidshanteringsvanor.
   • Om du lägger för mycket tid på att göra hushållsarbete eller förbereda dig för att äta, kan du överväga att anställa en hushållerska eller en kock. För vissa människor är deras tid mer värd än sina pengar.
   • Du kan tillbringa en bra del av din dag med att surfa mållöst på Internet. Du kan begränsa din åtkomst till vissa webbplatser eller sociala nätverk när du hellre bör jobba eller göra något annat.

Del 2 Undvik distraktioner

1. 
   

   
   Identifiera distraktionerna i ditt liv. Ständiga distraktioner är det största hotet mot god tidsstyrning. Du måste förstå vilka aktiviteter eller vilka individer som tenderar att slösa bort din tid. Oavsett om det är en vän som aldrig slutar prata eller ett skyldigt nöje som tar dig bort från ditt jobb, måste du hitta sätt att undvika allt som slösar din tid.
   • Om du spenderar mycket tid på något som inte ger önskat resultat är det förmodligen en distraktion i ditt liv som du bör undvika.
   • Om du arbetar på ett kontor kommer du förmodligen att tänka på många av dina kollegor som distraktioner. Undvik onödiga samtal när du har saker att göra. Glöm dock inte att din inställning på kontoret är lika viktigt för framstegen i din karriär som din tidhanteringsförmåga, så du bör inte vara dålig.

2. 
   

   
   Undvik långa konversationer i telefonen. Om du lägger ner mycket tid på att hänga i telefonen kan du behöva justera dina konversationsvanor. Ofta kan du uppnå snabbare resultat med ansikte mot ansikte snarare än telefonsamtal, varför du måste minska den tid du lägger ner på linjen.
   • Många telefonsamtal, särskilt i början eller slutet, innehåller onödiga eller onödiga diskussioner. Folk tenderar att avvika från ämnet medan de är i telefon, så du måste vara uppmärksam. I möten ansikte mot ansikte känner du dig mer skyldig att bara diskutera det ämne som intresserar dig. Detta händer eftersom det inte finns några andra distraktioner när du är framför din samtal.

3. 
   

   
   Spendera inte för mycket tid på Internet. Många använder nätet som ett viktigt verktyg för att utföra uppgifter som måste göras. Men det finns lika många som hänger sig åt att läsa värdelösa artiklar eller sportnyheter eller titta på bilder av stjärnor, katter eller valpar. Håll dig fokuserad medan du använder Internet. Det finns program som du kan installera som blockerar vissa appar, webbplatser och domäner för att minska distraktioner som webben erbjuder.
   • Undvik Facebook och andra sociala nätverkssajter när du ska fokusera på något annat.
   • Du slösar också mycket tid på att leta efter olika ämnen på Google. Du kanske tänker göra en snabb sökning i ett enda ämne och innan du vet om det tillbringade du tre timmar på att söka på djupet på nätet.

4. 
   

   
   Använd ett "stör inte" -skylt. Du känner förmodligen detta tecken som hänger på dörren till hotellrummen. Det kan vara lika effektivt på kontoret eller på din arbetsplats. Du kan plocka upp den här typen av tecken genom att plocka upp det på nästa hotell där du bor eller genom att skriva ut ett hemma som du kan hänga på kontorsdörren när det blir nödvändigt. Detta hjälper dig att undvika risken för onödiga samtal som distraherar dig från ditt arbete.
   • Om du arbetar hemma är det viktigt att du bara har ett särskilt utrymme för arbete. Arbeta inte i husets vanliga områden eftersom TV-, telefon- eller videospelkonsolen lätt kan distrahera dig från ditt arbete.

5. 
   

   
   Ta dig tid för de oundvikliga distraktionerna. Det finns några distraktioner som människor bara inte kan undvika. Ibland är det din chef som kommer till dig för att diskutera saker och andra eller en äldre familjemedlem som behöver hjälp med enkla saker. Oavsett dessa oundvikliga distraktioner, om du förbereder dig i förväg, kommer de inte att störa den tid du behöver för andra projekt eller aktiviteter som du behöver genomföra.

Del 3 Använd din tid effektivt

1. 
   

   
   Skriv allt. Lita inte på ditt minne för att slutföra de uppgifter du behöver utföra. Skriv ner allt du behöver göra på ett ställe och var beredd att titta på denna lista ofta för att uppnå dina mål.
   • Även om uppgiften i fråga verkar vara mindre eller sekundär, notera den. Din kalender bör fyllas med små kommentarer som "ring John", "leta efter vinstmarginaler" eller "skicka en till chefen".
   • Håll en bärbar dator med dig för att konstant notera de uppgifter som visas. Du tror att du kommer ihåg att skriva dem senare, men du kommer inte att göra det.

2. 
   

   
   Använd en kalender. Genom att lägga till en enkel kalender till dina verktyg som hjälper dig att organisera kan du organisera din tid mer effektivt. Skriv nya tidsfrister, läxor eller möten när de lägger till ditt schema. Ta dig tid varje morgon för att läsa om din kalender för att ta reda på vad som är framöver.

3. 
   

   
   Undvik överarbetning. Organiser ditt schema för att undvika att ha för många saker att göra eller att vara ansvariga för för många projekt samtidigt. Kontrollera din kalender innan du accepterar något för att se till att du har tid. Detta hjälper dig att hålla dig organiserad och titta regelbundet på din kalender.

4. 
   

   
   Eliminera distraktioner. Organisera din tid produktivt genom att eliminera element som kan vara distraherande eller orsaka att du förlorar synet på ditt mål eller för sent. Håll tv-apparater och spelkonsoler borta från rummet där du studerar eller betalar räkningar för att bara fokusera på de uppgifter som måste göras först och för att hålla hobbyerna för senare.

5. 
   

   
   Organisera dina uppgifter. Hantera din tid effektivt genom att organisera dig själv för att utföra några viktiga eller brådskande uppgifter först. Notera den i din kalender genom att markera den med en speciell färgmarkör eller genom att placera ett klistermärke. Ta hand om dessa brådskande aktiviteter först för att ge dig själv tillräckligt med tid att avsluta dem, arbeta sedan med mindre brådskande aktiviteter när du är klar med de första.
   • Tveka inte att ändra dina prioriteringar från tid till annan. Det finns saker som kan dyka upp i sista minuten och som snabbt kräver din uppmärksamhet. Du måste sluta göra vad du gör och ibland fokusera på din energi och tid på en sista minuten-aktivitet. Se bara till att det inte händer för ofta.
   • Om du inser att du ständigt ordnar om dina prioriteringar under dagen är något fel. Även om du måste förvänta sig mindre justeringar i tidens användning, om du måste göra ständiga förändringar, kan det bero på att du inte ordnade dina aktiviteter ordentligt från början.

6. 
   

   
   Var realistisk. Ge dig själv en realistisk tid att slutföra alla dina uppgifter. Om du tror att en aktivitet kommer att ta en halv timme till en timme att slutföra, ge dig själv en timme. Genom att förbli realistisk om hur lång tid en aktivitet tar, undviker du att bli överbelastad eller sen.
   • Förebyggande är alltid bättre än att bota och ge dig mer tid än du behöver. Om du är klar med din uppgift tidigare kan du gå vidare till nästa uppgift, vilket inte bör påverka din produktivitet.

7. 
   

   
   Organisera de grundläggande aktiviteterna. Glöm inte att räkna tiden du behöver för grundläggande aktiviteter som måltider eller dusch. Detta kan tyckas naturligt för dig, men det är viktigt att ta dig tid att göra dem bland dina andra aktiviteter för att se till att du inte glömmer dem eller inte kommer för sent.

8. 
   

   
   Använd ett system med påminnelser. Ställ in ett enkelt påminnelsessystem utöver ditt schema som hjälper dig att komma ihåg viktiga uppgifter och tidsfrister. Använd post-its eller varningar på din telefon vid vissa tider på dagen för att komma ihåg att göra något eller planera en aktivitet. Detta system hjälper dig att glömma ingenting.
   • Undvik att lita på att andra kommer ihåg vad du måste göra. De kommer förmodligen att glömma dig som du skulle glömma dig själv.
   • Om du har något mycket viktigt att göra, ordna många påminnelser. Du kan ignorera ett post-it eller en varning på telefonen.

9. 
   

   
   Be om hjälp. Be någon att hjälpa dig eller delegera enklare uppgifter vid behov. Du hjälper dig själv med att hantera ditt schema om du är stolt över dig själv och ber någon att utföra enkla uppgifter, som att hjälpa till med hushållsarbetet eller förbereda middag när du är upptagen.
   • Se till att delegera ditt ansvar till kvalificerade personer. Det räcker inte med att slutföra uppgiften i fråga, du vill också att det ska vara bra.
   • Använd inte vanan att ständigt be om hjälp från dina kollegor. Detta indikerar att du inte vet hur du hanterar din tid. Du kommer att vara lat och omotiverad.

10. 
    

    
    Utvärdera din produktivitet. Ibland är det nödvändigt att ta ett steg tillbaka och analysera vad du har åstadkommit, kvaliteten på din prestanda och den tid det tog dig. Genom att bli medveten om dessa aspekter av ditt arbete och ditt liv kommer du att kunna göra förändringar i ditt schema och dina dagliga vanor, vilket kan ge förvånansvärt effektiva resultat.

11. 
    

    
    Belöna dig själv. Om du arbetar hårt eller för mycket, kommer du att nå ett stadium av utmattning och det kommer att vara svårt för dig att koncentrera dig även på de enklaste uppgifterna. Då måste du ta ett ögonblick då och då för att fira vad du har åstadkommit och belöna dig själv genom att göra något du verkligen älskar.
    • Se till att du tillbringar din fritid att ha kul. Stäng av telefonen och undvik att svara på dina frågor. Om du blandar arbete och nöje, kommer du inte att njuta av dig själv och du kommer att samla trötthet.
    • Om du arbetar måndag eller fredag ​​kan du vila helgen. Om du precis har arbetat tre månader utan paus på samma projekt, ta en liten semester när du är klar.