Hur man organiserar en workshop

Innehåll

• stadier
• Del 1 Förberedelse för en workshop
• Del 2 Förbereda verkstaden
• Del 3 Kör verkstaden
• Del 4 Utvärdera Workshop

Att veta hur man genomför en workshop är mycket viktigt för lärare, företagsledare, forskare och yrkesverksamma i allmänhet. En väl förberedd workshop gör det möjligt för deltagarna att förvärva nya färdigheter, information och en känsla av personlig prestation. Den ideala workshopen ger också deltagarna möjlighet att interagera och lära sig på ett aktivt sätt.

stadier

Del 1 Förberedelse för en workshop

1. Definiera syftet med din workshop. Oavsett om du lär dig en ny färdighet, levererar information eller ökar medvetenheten är det viktigt att du känner till målen för din workshop. Vad vill du förmedla till dess deltagare? Denna analys kan göra det möjligt för dig att identifiera flera specifika färdigheter, ett specifikt ämne som du kommer att täcka under din workshop eller bara en känsla som du vill inspirera hemma. Tänk exakt vad du vill uppnå och varför du tycker att detta mål är viktigt. Här är några exempel.
   • Lär dig skriva ett övertygande omslag.
   • Lär dig att meddela dåliga nyheter till sina patienter.
   • Lär dig 5 tekniker för att övertyga en motvillig student att ta en kurs.
   • Lär dig hur du skapar en effektiv PowerPoint-presentation.

2. 
   

   
   
   
   Identifiera din publik Kommer dina workshopdeltagare att känna varandra eller kommer de att vara främlingar? Kommer de redan ha kunskap om ämnet för din workshop eller kommer de att vara helt nya i ämnet? Har de valt att delta i din workshop eller är det en del av en obligatorisk yrkesutbildning? Svara på dessa frågor så att du bättre kan förbereda din workshop.
   • Till exempel, om deltagarna redan känner varandra, kan du ställa in dina gruppaktiviteter mycket snabbare. Om de inte känner varandra alls, måste du börja med att bryta isen och uppmuntra dem att presentera sig för resten av gruppen.

3. 
   

   
   Planera din workshop. Planera att hålla det på morgonen eller tidig eftermiddag. Dessa perioder på dagen är verkligen de där dina deltagare kommer att vara mer vakna och vakna. Du vill att dina deltagare ska vara aktiva och delta i dina aktiviteter. Om du kan undvika att planera din workshop i slutet av dagen, eftersom dina deltagare kan vara trötta och otåliga att avsluta sin dag.

4. 
   

   
   
   
   Tjäna synlighet. Distribuera reklamblad eller häng affischer, du kan också kontakta företag och företag i din bransch för att få synlighet och locka fler deltagare. Att ha en iögonfallande titel hjälper, men planerar också en kort presentation av ämnet för din workshop och varför det är viktigt och nödvändigt. Planera en blandning av bilder och bilder för att locka dina potentiella deltagares uppmärksamhet.

5. 
   

   
   Rekrytera deltagare. Din workshop ska delta i genomsnitt 8 till 15 personer. Detta är inte en konferens. Och du måste ha en grupp tillräckligt liten så att alla kan ställa frågor, testa sina färdigheter och arbeta med andra deltagare. Men din workshop måste ha tillräckligt många deltagare för att vara effektiva. Det är därför en grupp på 8 till 15 personer är idealisk.
   • Ibland kommer du inte att kunna välja storleken på din grupp deltagare. Om du har många deltagare, hitta kreativa tips för att inte bli överväldigade. Till exempel kan en grupp på 40 personer delas in i 5 mindre grupper om 8 deltagare vardera. Du kan också ge hjälp från facilitatorer som underlättar förvaltningen av en större grupp.

6. 
   

   
   Förbered dina deltagare. Vissa workshops kommer att kräva viss förberedelse från deltagarna. Till exempel måste de läsa nyhetsartiklar, förbereda en nyhetshistoria eller läsa om en annan deltagares arbete. Om de har läxor att göra innan du håller din workshop, glöm inte att ange det och ge dem instruktioner så tydligt som möjligt.
   • Dina instruktioner måste vara strikta om du vill att dina deltagare ska investera i din workshop innan den hålls. Ange var och när de ska returnera sina läxor. Måste de returnera en kopia för hand eller helt enkelt skicka sitt arbete via e-post?

7. 
   

   
   Prioritera dina mål. Majoriteten av workshops är begränsad i tiden. De kan pågå under 30 minuter eller spridas över flera dagar. Oavsett varaktighet på din workshop kommer du att ha en viss period för att överföra din kunskap till deltagarna. Istället för att försöka vara omfattande på kort tid, tänk på den grundläggande kunskap och färdigheter du vill förmedla till din publik. Dessa måste utgöra kärnan i din workshop.

8. 
   

   
   Förbered flera inlärningstekniker. Vuxna lär sig på olika sätt: visuellt, muntligt, genom övning eller på olika sätt. Kom ihåg att du inte nödvändigtvis känner dina deltagares preferenser och därför måste du tillhandahålla olika läromedel. Beroende på ämnet och målen för din workshop, ge utdelningar, audiovisuella hjälpmedel, datalektioner och rollspel.

9. 
   

   
   Förbered kort att distribuera. Relevanta avläsningar, fallstudier, listor över nyckeltermer och frågesporter kan distribueras till dina deltagare. Det är bäst att förbereda dem uppströms. Du kommer att kunna undvika stavfel eller uppmärksamhetsfel. Glöm inte att använda ett läsbart teckensnitt. Ge varje dokument en titel och ett datum så att dina deltagare lättare kan klassificera och återanvända dem i framtiden.
   • Om du har många avläsningar att dela med dina deltagare kan du distribuera dem innan din workshop så att de kan förbereda sig.
   • Om du planerar att distribuera flera dokument kan du också förse dina deltagare med ett bindemedel eller en mapp så att de lättare kan lagras. Om det inte är första gången du håller den här workshopen kan du också sammanställa den i ett häfte som du kommer att distribuera till din publik.

10. 
    

    
    Organisera ditt audiovisuella media. Om du vill projicera en PowerPoint-presentation, ett videoklipp eller ett ljudklipp måste du förbereda dem i förväg. Testa dem hemma för att se till att de fungerar korrekt. Se också till att deras format är läsbart på materialet du kommer att använda under din workshop.
    • Du kan också prata med den tekniker som ansvarar för det rum där din verkstad kommer att hållas för att kontrollera att utrustningen fungerar korrekt. Till exempel är inte alla projektorer kompatibla med Macintosh-datorer. Vissa rum har inte högtalare etc. Kontrollera att den tillgängliga utrustningen är kompatibel med den teknik du kommer att använda.

11. 
    

    
    Organisera dina datorstöd. Om dina deltagare måste svara på en frågeformulär på sin dator eller delta i ett onlineforum måste du förbereda materialet före din workshop. Planera också om dina deltagare kommer att ta med sin egen dator och i detta fall, glöm inte att meddela dem.
    • Om dina deltagare måste följa vissa aktiviteter på Internet, glöm inte att fråga tekniker om detta är möjligt. Du måste se till att rummet är välutrustat med en trådlös internetuppkoppling och glöm inte att be om lösenordet.

12. 
    

    
    Rekrytera personal. Till exempel behöver du experter, doratorer eller assistenter, beroende på ämnet och storleken på verkstaden du vill organisera.En expert kan presentera en ny medicinsk teknik, en talare kan dela relevanta anekdoter om ämnet för din workshop och en assistent hjälper dig att följa en stor grupp deltagare. Om du behöver hjälp med att köra din verkstad kan du överväga att rekrytera den i förväg. Ju mer förberedd du är, desto bättre blir kvaliteten på din verkstad.

13. 
    

    
    Planera dina gruppaktiviteter. Interaktioner inom en grupp deltagare gör hela skillnaden mellan en välkörd workshop eller inte. På det här sättet kan du planera de kollektiva aktiviteter som är lämpliga för målen för din workshop. Glöm inte att ange om dessa aktiviteter kommer att genomföras parvis, i små grupper eller med alla deltagare. Inkludera tillräckliga möjligheter för varje person att delta aktivt. Här är några exempel på gruppaktiviteter.
    • Debatterna. Dela dina deltagare i två grupper, var och en med ett uppdrag att försvara en position.
    • Think-jämföra-aktie. Ställ en fråga till dina deltagare. Låt dem tänka på det individuellt, sedan interagera med en partner och dela slutligen sina resultat med resten av gruppen.
    • Frågor och svar sessioner. Om du behöver presentera mycket information, involvera de närvarande genom att ge dem möjlighet att ställa frågor. Du kan svara själv eller föreslå andra deltagare att ge sina svar.
    • Rollspel. Ge varje deltagare en roll att spela när de implementerar de nya färdigheterna de just har förvärvat.
    • Reflektionssessionerna. Föreslå för dina deltagare att brainstorma idéer. Skriv dem på ett blädderblock eller ett stort tomt papper och föreslå sedan för de närvarande att devalvera sina resultat.

14. 
    

    
    Glöm inte pauserna. Vi är oftast mer fokuserade på de uppgifter vi måste göra när vi har möjlighet att ta korta pauser. Dina deltagare kommer också att kunna memorera sin nya kunskap lättare. Så planera för minst en kort paus på 5 minuter per timme. Du kommer att ha mindre tid med dina deltagare, men den du har kvar blir mycket mer produktiv.

15. 
    

    
    Undvik att klämma fast. De aktiviteter du har planerat kan ta 10 till 20% mer tid än du ursprungligen trodde. Om du till exempel planerar att spendera 10 minuter på frågor och svar kan den här sessionen faktiskt pågå i 12 minuter. Ge tillräckligt med tid för varje viktig aktivitet eller ämne du vill täcka. Undvik att klämma för mycket, eftersom du kan förlora eller frustrera dina deltagare.
    • Om du är orolig för att din workshop kommer att sluta för snart kan du planera några ytterligare aktiviteter som kommer att stärka dina deltagares upplevelse. Om du har tid att köra dem, perfekt! Annars kommer det inte att vara ett drama.

16. 
    

    
    Tänk på tankning. Workshops kräver mycket energi och arbete. För att säkerställa att dina deltagare är i toppform kan du planera hälsosamma drycker och snacks. Helst kommer kostnaden för dessa snacks att inkluderas i summan som doneras av deltagarna eller av organisationen som har gett dig mandat att leda verkstaden. Betala inte för dessa med dina egna pengar.
    • Försök att undvika livsmedel som är för feta eller för söta. Dessa ger korta toppar med energi som kommer att falla dock mycket snabbt. Dina deltagare kan känna sig trötta eller distraherade. Planera istället balanserade mellanmål som frukt, råa grönsaker, hummus eller fullkornsbröd.

Del 2 Förbereda verkstaden

1. 
   

   
   Anlända i förväg. Ge tillräckligt med tid för att förbereda rummet och känna dig bekväm. Du måste ibland prata med tekniker, restaurang eller medlemmarna i ditt team innan verkstaden startar. Planera framåt med lite pengar för att hantera oförutsedda och sista minuten-problem.

2. 
   

   
   Förbered din utrustning. Du måste göra detta innan deltagarna är födda. Datorer, projektorer och högtalare måste installeras i förväg så att den tid som ägnas åt din verkstad är så produktiv som möjligt. Du vill inte spendera all din tid på att lösa små tekniska problem. Om du kan kan du be den tekniska assistenten som ansvarar för rummet för att hjälpa dig att installera allt eftersom du inte nödvändigtvis känner till utrustningen på plats och helt enkelt för att en expert på området alltid kommer att vara mer effektiv än en novis.

3. 
   

   
   Ordna stolarna i förväg. Hur du ordnar stolar beror på antalet deltagare, rumets storlek och de aktiviteter du har planerat. Helst är din grupp liten så att du kan sitta i en cirkel eller halvcirkel: en bestämmelse som underlättar kommunikation. Om du måste titta på en video eller en PowerPoint-presentation kommer en halvcirkel eller rader med stolar säkert att vara mer lämpliga.

4. 
   

   
   Distribuera dina stöd. Om du har lakan eller annat material till din verkstad, placera dem på borden eller stolarna i förväg för att spara tid. Se till att de är snygga och att alla har en legend. Här är de andra artiklarna du behöver ha i förväg i rummet.
   • Snacks och drycker.
   • Deltagarnas namn och deras markör.
   • Blyertspennor och pennor.

5. 
   

   
   Välkommen deltagarna. Ankomst i förväg låter dig installera rummet, koppla av och lära känna folket innan din verkstad startar. Detta gör att du kan skapa en unik länk med varje deltagare.

Del 3 Kör verkstaden

1. 
   

   
   Presentera dig själv och din workshop. När alla sitter, börja presentera din workshop. Glöm inte att ange ditt namn och hur deltagarna kan ringa dig. Presentera också varför du betraktas som en expert på ämnet och vilka mål är din workshop. Det är också lämpligt att ge en kort sammanfattning av hur workshopen kommer att organiseras så att alla kan förbereda sig för den. Denna presentation ska inte pågå mer än några minuter.
   • Även om ämnet för din workshop är allvarligt, kan du alltid använda lite humor för att koppla av atmosfären och sätta deltagarna på humör.
   • Presentera även utbildningsmaterialet som du har gjort tillgängligt för dem. Till exempel kan du be människor att beskriva sitt namn på ett märke, att använda en kopp kaffe och kolla varje broschyr. Om du föredrar att deltagarna inte omedelbart slår på sin dator eller inte omedelbart börjar läsa ditt läromedel, berätta för dem när de behöver dem.

2. 
   

   
   Börja med att bryta isen. Be varje deltagare att presentera sig själva. Begränsa dessa presentationer till några meningar genom att be alla svara på två eller tre frågor som deras namn och vad de hoppas lära av den här workshopen. Icebreaker-aktiviteterna bör vara så korta som möjligt, men de är viktiga för att slappna av deltagarna och uppmuntra dem att interagera fritt.
   • Du kan också föreslå dina deltagare att svara på lättare frågor som "Vad är din favoritfilm" eller "Den låt du älskar hemligt"?

3. 
   

   
   Följ din plan. Det är nu som din förberedelse kommer att visa sig vara den mest användbara. Håll sammanfattningen av din workshop praktisk och försök att följa den så mycket som möjligt. Tveka inte att förklara direkt för dina deltagare vad du ska göra och varför. Din utbildningsplan bör inte vara en överraskning för dem och de kommer att uppskatta att du vet varför du bestämde dig för att organisera workshopen på detta sätt. Till exempel kan du berätta för dem detta.
   • "Vi kommer att börja med att gå igenom fallstudierna för att förstå alla nyanser. Efter det kommer du att delas upp i flera grupper för att hitta lösningar på detta problem. "
   • "Vi börjar med att fokusera på viktiga termer som hjälper dig att behärska den här nya programvaran. Då kommer jag att förklara dessa termer och vi kommer att besvara ett frågeformulär för att validera din nya kunskap. Slutligen kommer vi att diskutera vad vi har lärt oss i den här workshopen. "
   • "Presentera dig själv för den som sitter framför dig. Om några minuter kommer vi att inleda ett rollspel som kommer att bestå av att sätta dig i skorna av en utbildningsrådgivare och en student med denna utsedda partner. "

4. 
   

   
   Var flexibel. Det är naturligtvis viktigt att förbereda din workshop väl, men den kan utvecklas beroende på deltagarnas reaktioner och erfarenheter. Så låt lite flexibilitet för att anpassa din workshop till frågorna, bekymmer och intressen för de närvarande. Du kan föreslå för dem att välja bland flera aktiviteter som är föremål för omröstning. Detta gör att du kan fokusera på det som verkligen betyder för de närvarande och ta bort överflödigt eller onödigt innehåll.

5. 
   

   
   Satsa på interaktiva aktiviteter. Låt dem följa gruppaktiviteter för att underlätta förståelse och lära sig ny kunskap. Interaktiva aktiviteter är särskilt effektiva för att lära ut nya problemlösningstekniker. En workshop skiljer sig från en konferens och du bör försöka involvera de närvarande. Ge dem möjlighet att lära dig nya saker, precis som du skaffar dig ny kunskap hemma.
   • Leverera din information lite för lite och låt deltagarna ställa dig sina frågor.
   • Dela deltagarna i flera grupper för att slutföra en uppgift och be dem att rapportera tillbaka till hela gruppen.
   • Ta ett videoklipp och låt varje deltagare koppla ihop för att dela sina reaktioner.
   • Ge tips om hur man hanterar en svår situation och be varje liten grupp deltagare att rollspel med dem.
   • Be en expert att presentera en teknik och be deltagarna sedan svara på en frågeformulär om detta ämne.

6. 
   

   
   Prata inte för mycket. Du bör inte försöka kontrollera varje steg i din workshop. I detta fall kan deltagarna bli uttråkade eller frustrerade. Glöm aldrig att en workshop och en konferens är två olika saker: detta format förlitar sig på interaktion, kollektiva aktiviteter och lagarbete.

7. 
   

   
   Glöm inte pauserna. Avbrott gör det möjligt för deltagarna att bättre integrera och analysera ny information. Ange närvarande när de kan ta en paus och hur länge den är. Detta gör att de bättre kan organisera sig för att gå på badrummet, ringa samtal eller annat personligt behov. Ta inte bort dessa pauser, även om du har slut på tiden för resten av dina aktiviteter.

8. 
   

   
   Byt aktivitet var 20 till 30 minut. Brist på uppmärksamhet uppstår vanligtvis efter 20 minuter av samma aktivitet. Denna information bör vara en möjlighet att visa dig mer kreativ. Ändra kursen för dina aktiviteter, be deltagarna omorganisera stolarna eller planera en kort paus var 20 till 30 minut så att alla förblir uppmärksam och motiverade.

9. 
   

   
   Koppla av stämningen. Även om du har att göra med ett seriöst ämne är humor ett utmärkt verktyg för att lyfta fram information och hålla din publik fokuserad. Tänk på olika sätt att introducera en känsla av humor på ett ansvarsfullt och etiskt sätt, både i din presentation, i dina diskussioner med deltagarna och planerade aktiviteter. Detta kommer att uppmuntra närvarande att vara mer avslappnade, vaksamma och bekväma.

10. 
    

    
    Håll en respektfull atmosfär. Se till att alla deltagare i din workshop behandlas på samma sätt och så respektfullt som möjligt. Detta innebär att de viktigaste rollerna (som gruppledaren) måste fördelas rättvist. Uppmuntra de mest diskreta eller blyga deltagarna. Ditt mål måste vara att alla känner sig lyssnade på och respekteras. Undvik dessutom att lägga fram en deltagare (eller ens din egen person) så att ingen monopoliserar diskussionen.

11. 
    

    
    Förbered dig på det oförutsägbara. De flesta av workshoparna kommer att vara smidiga. När allt kommer omkring vill deltagarna vara närvarande och lära sig ny kunskap. Det finns dock vissa scenarier där en närvarande person inte är villig att delta eller kan förolämpa en annan deltagare. Var professionell vad som än händer och uppmuntra respektfullt beteende genom att visa exemplet Var tydlig i vad du förväntar dig från dina deltagare. Om en av dina deltagare är turbulent eller försöker skrämma en annan person, prata med dem personligen. Betona vikten av vad du vill lära honom och berätta för honom att du förväntar dig att han uppför sig som en vuxen, det vill säga att han uppträder professionellt.

12. 
    

    
    Sluta din workshop. Din slutsats måste presentera en sammanfattning av den nya kunskap du har infört i dess deltagare. Förklara syftet med din workshop. Detta gör att du kan fokusera på nya färdigheter lärda av de närvarande. Hänvisa tydligt till de mål du har presenterat genom att presentera din workshop och förklara varför du tror att dess deltagare har uppnått dessa mål. Beröm dem för deras arbete och nya kunskaper.

Del 4 Utvärdera Workshop

1. 
   

   
   Samla kommentarerna. Gör det omedelbart efter att du har organiserat din verkstad. Till exempel kan du skriva ett utvärderingsformulär som dina deltagare kan fylla i på några minuter i slutet av workshopen. Ge dem tillräckligt med tid att fundera över dina frågor och besvara dem exakt. Omedelbar feedback ger dig möjlighet att förbättra innehållet i din workshop, men också att stärka den inlärningsprocess som dina deltagare genomför. Här är några exempel på frågor du kan ställa dem.
   • Vilka mål hade denna workshop? Tror du att verkstaden har uppfyllt dessa mål?
   • Vilka aktiviteter har gjort det möjligt för dig att generera mest kunskap? Å andra sidan, vilka som var mindre pedagogiska?
   • Var verkstadens varaktighet lämplig?
   • Vilket pedagogiskt stöd (utdelning, läsning, frågeformulär etc.) var mest användbart? Vilken var minst användbar?
   • Vad lärde du dig från den här workshopen?
   • Vad tycker du om de andra deltagarna från den här workshopen?
   • Hur skulle du ändra denna workshop i framtiden? Har du några förslag på förbättring?
   • Vilka andra ämnen skulle du vilja delta på en workshop?

2. 
   

   
   Kom tillbaka till dem några dagar senare. Be deltagarna i din workshop om du kan kontakta dem i framtiden för att be dem om deras kommentarer. Vissa människor behöver tid för att analysera din workshop. Be dem om feedback några dagar eller veckor efter att det ger dig en ny titt på ditt arbete. Du kan lägga till nya frågor som följande.
   • Kom du ihåg lätt informationen du lärde dig på verkstaden?
   • Tänker du fortfarande på den här workshopen?
   • Hur hjälpte den här workshopen dig i ditt dagliga arbete? Kan han ha hjälpt dig mer?
   • Vilka stöd har varit mest användbara sedan verkstaden? Vilket media kasserade eller glömde du?

3. 
   

   
   Organisera ytterligare en verkstad vid behov. Om ett visst antal deltagare är intresserade av att följa en mer avancerad version av din workshop, kan du organisera en ytterligare workshop. I det senare kommer du att kunna svara på deras frågor, gå in i detaljerna i ämnet eller framkalla mer avancerade versioner av tekniken du lärde dem i den första delen av din workshop.Se till att den här extra workshopen inte är för repetitiv så att den förblir intressant för deltagare som har följt den första delen.

• Planera noga, men kom ihåg att vara tillräckligt flexibel för att ändra dina planer vid behov.
• Analysera deltagarnas reaktion vid varje steg i workshopen. Om du inte är säker på hur de tycker om dina aktiviteter, tveka inte att be dem dela sina tankar och kommentarer.
• Var mycket tydlig med målen för din workshop och hur de aktiviteter du ska genomföra tjänar dessa syften.
• De tekniska verktygen är mycket praktiska, men se till att de är bekväma i deras användning. Om du inte är så bra med PowerPoint-presentationer ber du en expert som hjälper dig eller vänder dig till ett annat format.