Hur man organiserar en demonstration

Innehåll

• stadier
• Del 1 Förbered månader i förväg
• Del 2 Organisera två veckor innan
• Del 3 24 timmar före evenemanget
• Del 4 Hantera löpningen av evenemanget

Du tycker förmodligen att organisera en händelse är en överväldigande uppgift. Detta kan vara fallet om du inte har en känsla av organisation eller planering. Men vara säker, eftersom vi tillsammans kommer att se hur vi gör, från förberedelserna, som kan pågå i månader, fram till händelsedagen.

stadier

Del 1 Förbered månader i förväg

1. 
   

   
   Definiera händelsens objekt. En nyckelfras eller två kan hjälpa dig att tydligt definiera syftet med ditt evenemang och att hålla det i sammanhang. Tänker du utbilda medlemmar i ditt samhälle? Försöker du övertyga givare att finansiera några av dina projekt? Vill du hedra vissa människor eller en grupp människor? Sträva efter att minimera omfattningen av din åtgärd. Oavsett vad du ska göra, utbilda, övertala eller hedra etc., svara på frågan: varför ska du organisera det här evenemanget?
   • Ta det som ett uppdrag. Din ram för framgång När du helt klart vet vad du vill göra, blir det lättare för dig att agera!

2. 
   

   
   
   
   Sätt mål. Vad vill du uppnå exakt ? Inte vad antalet deltagare kommer att vara eller ens om evenemanget kommer att äga rum, vad vill du att det ska komma ut från detta evenemang? 5 personer som vänder sig mot en ny del av din organisation? En samling på 1 000 €? En förändring av mentalitet? En entusiastisk publik?
   • Identifiera de tre första sakerna du vill åstadkomma genom att organisera ditt evenemang och fokusera på att få dem att hända. Du kan ha ett ekonomiskt mål, ett socialt mål och ett personligt mål. Det beror bara på dig!

3. 
   

   
   Samla frivilliga. Du kommer att behöva ett bra team med olika färdigheter. Dina frivilliga kan hjälpa dig på olika sätt, som att förbereda program, inbjudningar och affischer, eller att vara värd för deltagare och arrangera efter evenemanget. Med andra ord kan de hjälpa dig att få jobbet gjort. Och om du kan, ha frivilliga du kan räkna med!
   • Se till att cheferna och medlemmarna i dina team respekterar ditt arbetsschema. Samarbete kan göra mycket saker enklare. När du ber dem att ge hand, bör du från början vara tydlig på deras förväntningar och deras grad av engagemang.
   • Om du inte kan anställa volontärer, anställa ett team! Det beror på vilken typ av evenemang du organiserar. Cheferna för värdplatsen för ditt evenemang kan ställa ett team till ditt förfogande, annars kan du gå igenom en tillfällig arbetsbyrå.

4. 
   

   
   
   
   Förbered en budget. Du måste inkludera alla möjliga utgifter, intäkter, donationer och oförutsedda kostnader i din budget. Om du inte budgeterar kommer du att sluta med ett paket med räkningar i dina händer, en tom plånbok och ingen aning om det senaste problemet. Var från början realistisk för att undvika överraskningar på evenemangsdagen.
   • Leta efter sätt att sänka dina kostnader. Kan du rekrytera frivilliga som kommer att arbeta gratis? Kan du välja en billigare hemsida, som en av dina vänner? Kom ihåg att en enkel men framgångsrik match är mer imponerande än en händelse som är på väg, men som förvandlas till ett fiasko.

5. 
   

   
   Bestäm var och när. Det är saken det viktigaste att göra, när det gäller ditt evenemang.Vad är platsen och vad är datumet som får någon att säga: "Ja, det får jag se! Välj en tid då alla är gratis, en lättillgänglig plats och något inom räckhåll!
   • Kolla händelsekalendern i ditt område och bestäm din publik. Om du är inriktad på människor som tillbringar sin tid hemma är ditt bästa alternativ att organisera ditt möte i grannskapet under dagen och kanske erbjuda barnomsorg. Men om du riktar dig till studenter är det bäst att hålla ditt möte på natten i stadens centrum. Om du kan, gå dit din publik redan hittat.
   • Naturligtvis kommer du i vissa fall att tvingas boka din webbplats. Kontakta den ansvariga för platsen som du kommer att använda så snart som möjligt. Glöm inte att han antagligen är lika upptagen som du!

6. 
   

   
   Tänk på logistik. Du behöver logistik för allt. Vilka är parkeringsmöjligheterna? Vilka är tillgången för personer med funktionsnedsättning? Vad kan du göra beroende på storleken på din mötesplats? Vilken utrustning behöver du? Vilka extra föremål, till exempel drycker, märken, broschyrer, kommer du att behöva och kräva extra utgifter? Hur många människor behöver du för att evenemanget ska fungera smidigt?
   • Tänk på alla dessa frågor med ditt team och diskutera alla aspekter av problemet. Kan du förutse några oförutsedda händelser och undvika dem? Finns det speciella gäster att delta i? Måste du göra undantag?

7. 
   

   
   Tänk på marknadsföring och reklam. När du är på det, gör en affisch. Den måste innehålla datum, plats, tid, gästens namn, titel och tema eller slogan för evenemanget. Eftersom du fortfarande befinner dig i den inledande fasen kan du ta dig tid att ordna dessa detaljer. Men det är intressant att snabbt göra en tillfällig post för att ha en omfattande bild av din organisation!
   • Tänk också på andra sätt att sprida information. En ing? En mailing? Facebook eller ett halvt dussin andra evenemangswebbplatser (mer information lite längre)? Vad behöver du före evenemanget för att locka deltagare och vad dina behov kommer att bli för evenemanget för att behålla sitt intresse?

8. 
   

   
   Bli organiserad. Det är troligt att allt för tillfället är förvirrande i ditt huvud och att du inte vet hur du börjar. Ta ett djupt andetag och öppna Excel. Förbered en preliminär kalender för ditt evenemang. Skapa några kalkylblad för att organisera dina idéer. Detta kan verka onödigt, men om två månader gratulerar du dig själv för att du gör det här jobbet.
   • För varje aktivitet ska du utarbeta ett schema med tidsfrister. Skriv namnen på dina kollaboratörer och ange deras uppgifter och utförda perioder. Så du kan organisera och svara på alla frågor de kan ha.

Del 2 Organisera två veckor innan

1. 
   

   
   Se till att allt är bra. Ställ in datum och plats för ditt evenemang, välj din hedersgäst, din personal, temat och slogan för ditt evenemang. Vilka är de problem som troligen kan orsaka problem? Vilka är de frågor som kan uppstå i sista minuten? Vid denna tidpunkt måste du slutföra alla dina uppgifter.

2. 
   

   
   Samarbeta med ditt team. Få din budget, schema etc. godkänd av dina teammedlemmar och chefer. Det är dags att undersöka och lösa alla frågor. Har dina anställda förstått vad de måste göra? Känner de sig bekväma med hela proceduren?
   • Samla igen med dina kollaboratörer och frivilliga för att diskutera eventuella problem. Det är också den perfekta tiden att utveckla en handlingsplan.
   • Se till att ditt team inte har några interna problem. Håll kontakten med ledarna och medlemmarna i varje grupp såväl som med dina frivilliga.

3. 
   

   
   Delegera ansvar till några av dina medarbetare och tilldel de mer erfarna av dem att samordna alla aktiviteter. Om det är en gigantisk händelse, ladda flera personer att samordna flera aktiviteter under överinseende av en enskild ansvarig person. Kom ihåg att medlemmar i en grupp måste lita på sin gruppledare.
   • På händelsedagen kan du överväga att tilldela en eller två personer att träffas och hälsa deltagarna när de anländer till scenen. I princip är det mottagningskommittén som ansvarar för att heja upp alla och ge deltagarna en känsla av att vara i goda händer.

4. 
   

   
   Se till att hålla webbplatserna relaterade till evenemanget uppdaterade. Du är antagligen på Facebook och, men det finns flera andra webbplatser som du kan använda för att bättre marknadsföra ditt evenemang. Eventbrite, Evite och Meetup är 3 av de viktigaste webbplatserna du behöver tänka på. Om du inte känner dem ännu, gå på internet just nu!
   • Och naturligtvis, glöm inte din egen webbplats, din blogg eller din Facebook-sida, om du har någon. Du kan skicka påminnelser, posta bilder och hantera dina svarförfrågningar (RSVP). Ju mer aktiv du är, desto bättre kommer du att märka av alla.

5. 
   

   
   Be delegaterna att finansiera och sponsra vissa aktiviteter. Du måste stå inför flera utgifter under de kommande dagarna och du kommer inte att betala allt ur fickan! Samla åtminstone lite pengar för att täcka startkostnader, som att hyra rummet och utrustningen och kanske cateringfirma. Du kanske måste betala för vissa saker eller tjänster.
   • Se till att du har ett adekvat administrativt förfarande för att ta emot, bekräfta och fakturera de tjänster du behöver. Du måste hålla reda på allt du gör så att du kan hänvisa till det senare, så att du bättre kan organisera dig tidigt, särskilt om dina handelspartner gör något fel.

6. 
   

   
   Annonsera ditt evenemang. Förbered broschyrer, kör annonser, informera media, ring direkt, ring telefonsamtal, skicka grupper till grupper och besök potentiella deltagare eller sponsorer. Vad annat att göra för att uppmuntra människor att komma? Se till att sprida fullständig information som lämnar lite utrymme för frågor. Men trots allt letar du också för att väcka nyfikenheten hos din publik!
   • Definiera din målgrupp. Om du försöker nå seniorer slösar du inte din tid på att skicka dem snapchats. Gå till platserna som dina deltagare besöker och använd verktygen de är bekanta med. Sträva efter att vara mycket tillgängliga och bete sig normalt.

7. 
   

   
   Samla allt du behöver för ditt evenemang. Till exempel medaljer, spel, små souvenirer, priser eller certifikat. Det finns massor av saker och prylar som kan bli obemärkt för ett oerfaren öga, men du känner till alla krånkar och allt som kan gå in där. Och glöm inte borden, stolarna, ljudsystemet, affischer, dukar och alla dessa viktiga saker!
   • Enbart denna fråga förtjänar en hel arbetssamling med din personal. Sluta inte tänka på det förrän du ser 5 saker som pennor, första hjälpen, batterier, glass och förlängningar. Du måste till varje pris se till att du täcker allt.

8. 
   

   
   Organisera dig själv för allt. Gör arrangemang för att ta bilder och videor. Ordna gästernas rörelser. Ordna även mat och städteam. Listan kan förlängas från dag till dag, men det är normalt eftersom du organiserar ditt evenemang!
   • Ta hand om mat och förfriskningar. Det är också dags att planera speciella anläggningar, till exempel för personer med funktionshinder, etc. Kontrollera också om vissa deltagare är vegetarianer eller har speciella dietbehov.
   • Tillhandahålla stolar, bord, uppsättningar, mikrofoner, högtalare, datorer, flytande kristallprojektorer (LCD), podier, all utrustning som behövs för att korrekt konfigurera evenemangsplatsen.

9. 
   

   
   Förbered listan över personer att kontakta. Du behöver telefonnummer, adresser och alla dina anställda. På samma sätt förbereda listan över VIP och dina leverantörer. Dessa listor är användbara om någon är sabsent eller sen.
   • Anta att dina cateringfirma är sena? Vet du hur du gör det? Du tar din vackra lista och du ringer dem. Trodde de verkligen att du går söka dessa 100 kg dragna fläsk? Det spelar ingen roll. Du ger François listan och du ber honom gå med sin lastbil till den angivna adressen. Och det är det! Nu vet du vad du måste göra, antingen sluta använda dem eller vara mer exakt genom att kommunicera dina detaljer!

10. 
    

    
    Gå till platsen för evenemanget med dina anställda. Ta en rundtur och kontrollera noga parkeringsplatser, toaletter, gröna rum, tillhandahållande av ingångar och utgångar. Hitta platser i närheten där du kan göra fotokopior eller ringa telefonsamtal och göra inköp i nödsituationer. Med ett ord, sträva efter att känna terrängen som din ficka.
    • Prata också med din kontaktperson. Han / hon måste känna till platsen bättre än någon annan. Finns det ett särskilt problem som du behöver veta? Finns det tidsbegränsningar? Skulle du behöva hålla dörrarna stängda vid vissa tider? Kommer det, förbjudet, rutinmässiga brandövningar under protesten?

Del 3 24 timmar före evenemanget

1. 
   

   
   Håll dig lugn. Du har nästan kommit i slutet av dina meningar. Det är oerhört viktigt att hålla dina idéer tydliga och att hålla sig på rätt spår. Du har tillbringat månader på att förbereda! Allt kommer att gå bra. Om du håller dig lugn, kommer ditt team att bete dig som du och evenemanget kommer att äga rum under goda förhållanden. Dessutom kommer allt att bli färdig mycket snabbt!
   • På allvar har du nästan nått slutet på dina meningar. Du har planerat allt, du har tänkt på alla möjliga problem. Om något händer kommer du att övervinna svårigheten. Och kom ihåg, ingen kommer att skylla på dig. En bullrig gäst, medelmåttig mat, oroa dig inte för mycket, för deltagarna vet att du inte kan kontrollera allt. Så slappna av, allt kommer att gå bra.

2. 
   

   
   Utför de sista kontrollerna med ditt team. Se till att du har berättat för alla tidpunkten för evenemanget och hur du kommer dit. Du vill inte ha händelsedagen som alla dina anställda frågar dig samtidigt var är denna heliga servicedörr.
   • Även om du inte får frågor, gör ditt bästa för att utvärdera dina anställdas beteende. Är de nöjda med beskrivningen av sina uppgifter? Luktar de mellan dem? Om inte, diskutera med dem och försök att stryka svårigheterna tillsammans. Kanske skulle någon vara mer bekväm att göra något annat eller arbeta med någon annan.

3. 
   

   
   Kontrollera alla inbjudningar och svar du har fått. Gör listan över gäster och betala någon att räkna de närvarande. I de flesta fall är antalet närvarande personer annorlunda av de människor som svarade. Du kanske har fått 50 bekräftande svar och slutat med 5 eller 500 personer närvarande. Så, även om du vet hur många svar du har fått, var du beredd på extrema situationer!
   • Påminn dig om dina framstående gäster medan du är där. Du kommer att bli förvånad över antalet människor som säger: "Åh ja, det är rätt! Det är imorgon är det inte? Du kan undvika övervakning genom att ringa ett enkelt telefonsamtal eller skicka ett SMS.

4. 
   

   
   Gå till arenan och se till att allt är klart. Är rummet rent och tillgängligt? Är den elektroniska utrustningen installerad? Har testerna av god funktion gjorts? Kan du installera utrustning i förväg, vid behov? Är personalen redo?
   • Kontrollera om antalet personer som är närvarande för att övervaka evenemanget är tillräckligt. Naturligtvis är det alltid bättre att ha fler människor. Du kanske behöver någon som kan göra ett brådskande lopp, vara värd för en hedersgäst eller lösa en oförutsedd händelse; eller för att få kaffe, helt enkelt.

5. 
   

   
   Förbered deltagarnas satser. Varje kit kan innehålla en flaska vatten, ett lätt mellanmål, en anteckningsbok, en penna, en broschyr och nödvändig information. Du kan också inkludera små minnen. Det är verkligen detaljen som får deltagarna att tänka att evenemanget var väl utformat och välorganiserat. Och de kommer verkligen att tro att du tar hand om båda!
   • Detta kan reserveras för gäster eller din personal eller båda! Vem gillar inte att ta emot en granola bar och en penna?

6. 
   

   
   Skapa ett manus. Det är en lista som innehåller all nödvändig information klassificerad enligt schemat och rummet. Förbered ett tidsbestämt program för viktiga aktiviteter. Formens struktur beror på dig. Sträva efter att inte ladda den för enkel läsning.
   • Om du är riktigt picky och väldigt flitig kan du fastställa flera skript. Högtalare kan be dig om en lista med andra högtalare med deras plats och schema. Ditt team vill ha en lista med utrustning, scheman och regler för rengöring. Om du har tid att förbereda dem kan dessa listor vara användbara.

7. 
   

   
   Förbered en checklista över åtgärder som ska vidtas under evenemanget. Det skulle vara en katastrof om du är där, allt är där, alla är där och plötsligt inser du att du har glömt hemma de 1200 bäggarna för kaffepausen. Du skulle ha förstört allt. Så gör en checklista och ta med dig allt du behöver!
   • Om saker tenderar att samlas tilldelar du en specifik uppgift till varje medlem av ditt team. Så på händelsedagen slösar du inte din tid på att springa åt höger och vänster, och därmed stämma kriser. Ytterligare två händer underlättar bördan ... som man säger.

Del 4 Hantera löpningen av evenemanget

1. 
   

   
   Var tidigt på evenemangssidan med din personal och volontärer. Kontrollera att alla är närvarande och se till att den elektroniska utrustningen fungerar korrekt. Finns det några frågor i sista minuten? Om du har tid kvar, dela ut en drink, berätta för dem några uppmuntrande ord, ge dem en paus! Du har förtjänat det. Du är redo.
   • Se till att arrangörerna bär ett distinkt märke eller andra insignier, så att deltagarna lätt kan hitta dem vid behov. Ibland är det inte tillräckligt att bära trötthet.

2. 
   

   
   Installera allt. Inifrån och ut. Måste du hänga ballonger i brevlådan eller en skylt i hörnet? Och vad tycker du om dörrarna och huvudentrén? Om deltagarna måste navigera på en komplicerad väg, placera så många tecken du kan för att bättre vägleda dem.
   • Glöm inte välkomstbanners och informativa banners som är mycket användbara. Kom ihåg att göra det lättare för deltagarna att hitta platsen för evenemanget. Det säger sig självt!
   • Installera ett mottagnings- och registreringsskrivbord. Vid ankomsten till platsen bör deltagarna notera vad de behöver för att vägleda sig själva. Annars kan de springa runt i cirklar och känna sig obekväma.Kommer du ihåg mottagningskommittén vi pratade om tidigare? Placera någon vid ingången för att hälsa deltagarna och svara på deras frågor.
   • Lägg upp lite musik! Det kan skingra all förlägenhet som annars skulle ha ökat stämningen.

3. 
   

   
   Se till att viktiga människor är medvetna om händelserna. Om en talare är försenad, justera ditt schema och informera berörda parter. Om måltiden varar längre än väntat, måste du varna dem för programändringen. Det är sällsynt att saker går enligt schemat, så se till att informera människor när förändringar sker.

4. 
   

   
   Ta bilder! Du vill förmodligen behålla minnen från ditt evenemang. Och att se någon gå runt med en kamera kan locka deltagarna. Glöm inte sponsorns banner, ditt, entrén, receptionen etc. Kanske kan du använda dem nästa år!
   • Om möjligt, be en av dina vänner eller en professionell fotograf att ta hand om alla dessa detaljer. Där har du nog att göra! Men du måste ta hand om dina gäster, så få någon att ta hand om bilderna etc.

5. 
   

   
   Erbjud en souvenir. Dina deltagare kanske har lärt sig något genom att delta i ditt evenemang, och du vill att de ska lämna tänka på något eller ställa frågor eller tänka på att vidta åtgärder. Så fördela en flygblad eller något som de kan ta med sig för att ge dem idéer till agera efter evenemanget.
   • Kom ihåg att skapa ett forum för feedback. Ge deltagarna möjlighet att följa upp, säga vad de tycker, föreslå förbättringar och dela sina önskemål för nästa evenemang. Och naturligtvis, hur kan de förenkla!

6. 
   

   
   Rengör receptionen! Höj den elektriska mätaren, plocka upp banners, ta bort borden etc. Sätt tillbaka platserna i sin ursprungliga situation, som de var före evenemanget. Detta är särskilt viktigt om du hyrde rummet och vill komma tillbaka. Ägare kan ta ut en avgift som du annars kunde ha undvikit. Dela uppgifterna för att göra operationen så enkel som möjligt.
   • Kontrollera att inget värdefullt har glömts bort på plats och sätt i så fall in en tjänst för förlorad egendom
   • Uppmärksamma den ansvariga för platsen, de skador som kan uppstå under evenemanget. Det är bättre att vara ärlig och direkt.
   • Ta hand om soporna och agera i dina medel. Städtjänsten kommer att ta hand om den här frågan.

7. 
   

   
   Ta hand om alla uppgifter som följer av att du håller ditt evenemang. I själva verket beror det på arten av händelsen i fråga. Det kan vara så att du inte har mycket att göra, men du kan också sluta med en lång lista med människor att tacka och ett recept att hantera. Här är några idéer att börja.
   • Tack alla dina teammedlemmar, frivilliga och sponsorer. Du kunde inte ha gjort ditt evenemang utan dem!
   • Uppdatera och slutföra dina konton. Denna uppgift måste slutföras så snabbt som möjligt. Det är bättre att ha ett minimum av detaljer att justera.
   • Organisera ett tackmottagande för alla som har hjälpt dig, din personal måste känna sig uppskattad och dina givare känner att de har deltagit i en god sak.
   • Ge de berörda souvenirerna eller broschyrerna.
   • Distribuera till sponsorerna och de berörda människorna deras del av receptet.
   • Lägg upp foton från evenemanget på din webbplats.

8. 
   

   
   Organisera ett utvärderingsmöte efter evenemanget för att förbättra din organisation i framtiden. Nu när du har åstadkommit allt, finns det saker du kan ha gjort annorlunda? Vilka saker fungerade bra och vilka fungerade inte? Skulle du gå med på att organisera en sådan händelse igen? Vad lärde du dig?
   • Om du får feedback bör du överväga detta. Om dina gäster inte gör det, be din personal göra det! Vad tycker de om evenemanget? I alla fall uppskattade de sig själva? Naturligtvis eftersom de hade en granola bar och en penna, gjorde de inte?