Hur du tar emot ett samtal

Innehåll

• stadier
• Metod 1 Svara telefonen medan du är på jobbet
• Metod 2 Besvara telefonen privat
• Metod 3 Besvara ett telefonsamtal från ett okänt nummer

Att veta hur man svarar på telefonen är en viktig färdighet i livet. Under yrkesmässiga omständigheter, såsom att ta emot ett affärssamtal eller ett samtal från en potentiell arbetsgivare, krävs en mer formell hälsningsmetod. Om du får ett samtal från en vän, en älskare eller en familjemedlem, tenderar du att svara på ett enklare och mer naturligt sätt. Om du får ett samtal från ett okänt nummer måste du använda en beprövad teknik och vara försiktig.

stadier

Metod 1 Svara telefonen medan du är på jobbet

1. 
   

   
   Var professionell. När du får ett samtal till tjänsten kan du inte alltid veta vem som är i andra änden av linjen. Att svara professionellt hjälper dig att få konversationen till en bra start.
   • När du tvivlar, säg bara "hej, det är Carl i telefon".
   • Även om du vet vem den som ringer är det kanske din chef ringer från en av dina kollegas telefon! Svara med att säga "ja, vad? Kommer att ge ett negativt intryck eller för mycket förplacerat om dig.

2. 
   

   
   Fokusera på konversationen. Visa dig själv helt närvarande. Sluta allt arbete och ta ett kort ögonblick för att bli redo.
   • Uttryck i ansiktet, det uttryck du vill projicera innan du landar. Detta gör en skillnad: oavsett om du ler, rynkar eller gråter kommer din samtalskänare att känna det genom tonen i din röst.
   • Förhindra att du surfar på internet eller distraherar dig själv under samtalet. Om du inte är närvarande kan samtalaren känna det.

3. 
   

   
   
   
   Alltid presentera dig själv. När det gäller företag är det lämpligt att svara på ett telefonsamtal där du säger ditt namn och ditt företag: "Hej, tack för att du ringde företaget XYZ. Jag är Carl. Vad kan jag göra för dig? "
   • Om det är ett internt samtal och du vet det kan du svara genom att ange namnet på din avdelning och ditt namn istället: "Hej, du är i avdelningen webdev, Carl i telefon. Vad kan jag göra för dig idag? Detta gör att din samtalspartner vet att han har riktat sig till rätt person och att du är redo att hjälpa honom. Att prata med en vänlig och vänlig ton gör samtalet trevligare för var och en av er.
   • I de flesta tjänster finns det regler för att ta emot samtal som alla anställda måste följa. Visa alltid uppriktighet, även om du tvingas följa instruktionerna dumt, eftersom kunden kan se om du verkligen är entusiastisk eller om du bara läser instruktionerna: "Välkommen till telefonlinjen till Bra Burger, huset för bra bakverk! Låter löjligt om du inte säger det med övertygelse.

4. 
   

   
   
   
   Svara med tillräcklig anständighet. Visa dig tålmodig, respektfull och övertygande. Gör ditt bästa för att göra dig själv användbar. Försök att inte prata på ett alltför avslappnat sätt tills du vet vem som är på raden.
   • Om den andra personen inte dyker upp, säg: "Kan jag ta reda på vem som är i telefon? Det är viktigt att veta vem som ringer om du behöver kontakta honom igen eller överföra honom till en annan linje. Denna inställning gör det också möjligt för personen att känna att han eller hon behandlas personligen och i förlängningen att han eller hon är speciell. Det är viktigt att skapa positiva professionella relationer med människor som ringer dig mer än en gång.
   • Försök att inte vara oförskämd, även om du känner dig frustrerad. Kom ihåg att i ditt företag återspeglar dina ord och handlingar direkt bilden av ditt företag. Om du ger en dålig bild av ditt företag kommer du att förstöra verksamheten och dina chefer accepterar inte det.

5. 
   

   
   Förbered dig på att ta emot en. Om någon ringer för att prata med din chef eller kollega, men du är den enda person som är tillgänglig för att ta emot den här personen just nu, fråga artigt vem som är i telefon och be dem säga vad de kräver. Lyssna noga och skriv ner så mycket information som möjligt:
   • Om personen han försöker nå inte är tillgänglig, berätta för honom: "Jag är ledsen, men Mr. O'Halloran är inte tillgänglig just nu. Vill du lämna honom en? "
   • Se till att registrera personens namn, telefonnummer och ämnet för deras samtal. Utvärdera hur brådskande samtalet är: känner du att den som ringer behöver hjälp under de kommande två timmarna eller bara på en vecka? Om detta är ett brådskande samtal, kommer det att behöva lösa problemet så snabbt och effektivt som möjligt, så se till att fortsätta så snart som möjligt.

6. 
   

   
   Var försiktig med samtal som syftar till att samla in information. Om du inte känner igen vem som ringer och ber om information om dig eller andra, var noga med att inte ge för mycket information om hur ditt företag fungerar internt.
   • Även om samtalaren anger sitt namn och företagets namn, måste du vara försiktig såvida det inte är en betrodd kontakt. Om du är i tvivel, placera samtalet på en minut och fråga en kollega om råd: "Har vi arbetat med en person som heter Dave Neal tidigare? Han ställer många frågor om våra förfaranden och vår förmåga och jag vill se till att jag kan lita på honom. "
   • I affärer måste du säga, "Jag är ledsen, herr eller fru. Enligt företagets regel har jag inte behörighet att ge denna information. Får jag veta vilket syfte du letar efter den här informationen? Dra sedan ut din analys.

Metod 2 Besvara telefonen privat

1. 
   

   
   Hälsa, den som ringer. Om du vet vem som ringer, med tanke på hans identitet och erfarenhet, hälsar du honom som du skulle gjort om du stod framför henne. Om du inte känner personen som ringer, svara mer formellt och vänta på att hon säger ämnet för hennes samtal.
   • Som en standard, internationellt erkänd hälsning: säg "allo? Svara med en liten böjning i slutet av din hälsning, som om du ställer en fråga. Uttrycket "allo? Kommer att leda samtalaren att svara, och i de flesta fall kommer han att fortsätta berätta syftet med hans samtal.
   • Om den som ringer är en vän, hälsar honom med tillfälle: "hej, Tom! Hur mår du? "
   • Om den som ringer är en chef, en bekant eller en potentiell arbetsgivare, hälsar dem på ett mer formellt men bekant sätt: "God kväll, herr Lynch, hur har du det?" "
   • Om du inte känner personen som ringer, begränsa dig till en enkel "allo? "

2. 
   

   
   Efter att ha sagt "hej? ", Vänta på svaret från samtalaren. Detta sätt att starta konversationen uppmuntrar din samtalspartner att presentera sig själva. Titta på följande exempel. Vad du behöver säga noteras i fett och vad samtalaren måste säga i kursiv stil :
   • Hallå?
   • Hej, Carl, det är Tom.
   • Åh, hej, Tom! Vad är nytt?
   • Jag ringer bara för att se om du är tillgänglig senare. Jag trodde att jag skulle föreslå att du skulle titta på den nya Star Wars-filmen.
   • Ja, jag tittar på filmen Star Wars!

3. 
   

   
   Anpassa din hälsning. När du har fått mer erfarenhet av att svara på telefonsamtal kan du börja skapa dina egna hälsningsmönster och specifika fraser som du kan använda om och om igen.
   • Kom ihåg att identifiera dig själv genom din hälsning: "hej, det är Carl" eller "Carl i telefon".
   • Tänk på att experimentera med bekanta varianter av hälsningen "hej? "Hej" eller "hej" eller "gök, vad är det?" Eller "hej, hur mår du?" Dessa välkända hälsningar är mer lämpliga mellan vänner och icke-professionell kunskap.

4. 
   

   
   Designa en vokal för de tider då du är borta. Alla som är dina vänner, föräldrar eller arbetsgivare kan falla på din telefonsvarare, så se till att din röst är artig och kortfattad. Undvik icke-skämt eller skämt sång om du inte är helt säker på att bara dina vänner kommer att ringa.
   • Säg, "du är på Carl's telefonsvarare. Jag är ledsen att jag inte kan svara dig just nu. Lämna en så svarar jag dig så snart som möjligt.
   • Tänk på att utforma en vokalfamilj om du använder en familjetelefon. Säg, "Hej, det här är Rogers-familjen. Vi är ledsna att vi inte kan svara dig just nu, men lämna en så ringer vi dig tillbaka så snart som möjligt! Gör roliga inspelningar av rösterna från alla familjemedlemmar. Försök att låta hela familjen prata i kör eller låt varje familjemedlem berätta för en del av familjen.
   • Kom ihåg att be direkt om informationen till den som ringer, istället för att bara be honom lämna ett: "Snälla, lämna ditt namn, ditt telefonnummer och ämnet för ditt samtal så ringer jag dig tillbaka så snart som möjligt. " Att tillämpa detta mer specifika tillvägagångssätt kan verka lämpligare för ett telefonnummer som du förväntar dig att få många affärssamtal.

Metod 3 Besvara ett telefonsamtal från ett okänt nummer

1. 
   

   
   Tänk på personen som kan ringa dig. Om du väntar på ett samtal från någon (en ny bekant, en organisation eller en potentiell arbetsgivare), svara på telefonen med det i åtanke. Mät dig själv för att veta om den här situationen kräver en hälsning lite mer formell eller lite mindre formell, ändå förbli formell, eftersom du aldrig vet.
   • Svara artigt och på ett mindre formellt sätt, i det här fallet. En enkel "allo? Skulle vara lämpligt. Du behöver inte rapportera omedelbart. Om den som ringer dig känner eller ser ditt namn på ett kort kommer hon att fråga: "Kan jag prata med Carl? "
   • Om samtalet visas som som okänd eller maskerade, känner dig inte skyldig att svara. Svara om du vill eller vänta bara för att se om den som ringer lämnar en röst. Du kan alltid ringa tillbaka det, om det är ett viktigt samtal.

2. 
   

   
   Akta dig för upptåg. Om du besvarar samtalet och upptäcker att det faktiskt är ett löjligt eller aggressivt samtal kan det vara ett skämt. Vissa upptåg är vulgära och uppenbara, medan andra kommer att försöka lura dig att tro att detta är ett legitimt viktigt samtal. Behandla jokare som du skulle göra med mobbarna: om du stannar online och spelar deras spel, kommer det att uppmuntra dem. Men det skulle fortfarande vara bra att hålla sig online och spela spelet, om det ger dig en uppfattning om vem som ringer. Vissa amerikanska telekom erbjuder en samtalsscreeningstjänst: Om du ringer * 69 efter att du har lagt på, kommer en automatisk samtalstjänst att ge dig all allmän information om det senaste numret som ringde dig.

3. 
   

   
   Se upp för telemarketers. Om du svarar på ett telefonsamtal från ett okänt nummer och personen i andra änden börjar ställa frågor om dig kan de kanske leta efter ett sätt att få dig från telefonen pengar.
   • Telemarketers ringer dussintals människor varje dag och de flesta av dessa människor är inte intresserade av vad de säljer. Var inte generad att säga, "tack för att du ringde, men jag är inte intresserad. Jag önskar dig en bra dag! Då kan du lägga på så att du inte slösar bort din tid eller deras.
   • Om du inte vill ta emot fler samtal från det här företaget, be telemarketern att sätta ditt nummer på hans "svartlista". De flesta företag tenderar att följa din begäran och sluta bry dig.
   • Om du är intresserad av vad telefonsäljaren erbjuder kan du hålla dig online och lyssna på den. Kom ihåg att ju längre du stannar online, desto mer vill du sälja produkter!
   • Om de ber dig om information om dig eller någon annan i din familj, fråga dem om deras namn och namnet på deras företag innan du berättar för dem något. Det sista du behöver göra är att ge för mycket information till telemarketer! Om de är misstänkta eller inte vill berätta vem de är, kom ihåg att du inte behöver fortsätta prata med dem.