Hur jag svarar på min chefs telefonsamtal

Innehåll

• stadier
• Del 1 Öva den professionella etiketten på telefonen
• Del 2 Diskutera med din handledare
• Del 3 Besvara ett telefonsamtal utanför arbetstid

Att ta emot ett telefonsamtal från din chef är ibland en källa till ångest, särskilt om det ofta gör dig nervös och får dig att förlora självförtroendet. Det bästa sättet att besvara telefonsamtal från din arbetsgivare är att utöva professionell etikett i telefonen hela tiden och att alltid vara redo att acceptera uppgifter och besvara frågor relaterade till deras arbete.

stadier

Del 1 Öva den professionella etiketten på telefonen

1. 
   

   
   Hämta samtalet. Låt telefonen ringa två till tre gånger innan du tar upp den. Detta ger honom intrycket av att du är upptagen och presterar bra. Hämta samtalet för tidigt, ge intrycket av att du inte är så upptagen eller inte gör någonting alls och väntar för länge innan du gör det antyder att den som ringer inte är en prioritet för dig.
   • Kom ihåg att tillämpa denna regel varje gång du är i professionell miljö, vem som ringer dig. Gör det inte eller tillämpa dess bekvämlighetsregler bara när din chef försöker kontakta dig via telefon, men med alla, inklusive dina kollegor, kunder och leverantörer, som kommer att vara mer mottagliga om du beter dig. Dessutom kan du aldrig veta säkert när din arbetsgivare kommer att ringa dig från en annan linje.

2. 
   

   
   
   
   Hälsa honom professionellt. När du svarar på telefonen ska du försöka vara så professionell och trevlig som möjligt. Till exempel, om dina medarbetare eller din arbetsgivare ringer dig, säger: "Här Jean Poisson. Hur kan jag hjälpa dig? "
   • Om du arbetar i en stor organisation med flera avdelningar, ange namnet på din avdelning eller avdelning i din hälsning. Säg: "Här Jean Poisson från den kommersiella avdelningen. Vad kan jag göra för dig? "
   • När du besvarar ett telefonsamtal från en extern linje anger du ditt företags namn, även om du tror att din chef kanske ringer dig. Säg till exempel "hej! Här ABC Service, Jean Poisson till enheten. Hur kan jag hjälpa dig? "

3. 
   

   
   Svälja mat eller spotta ditt tuggummi. Gör det bäst innan du plockar upp telefonen, men om du inte kan göra det i tid, avsluta handlingen på ett så diskret och tyst sätt som möjligt. Att prata med tuggummi eller mat i munnen är olämpligt och ger en dålig självbild. Bättre samtalaren kommer att inse det.

4. 
   

   
   
   
   Tala tydligt och direkt i mikrofonen. Detta hjälper dig att undvika kommunikationsproblem mellan dig och din handledare, vilket kan orsaka problem senare. Dessutom blir din chef frustrerad om han har problem med att kommunicera med dig på grund av ett ljudproblem eller dålig ljudkvalitet.
   • Kom också ihåg att le när du svarar och pratar i telefon. Majoriteten av de som ringer, inklusive din chef, vet att du ler med din röst och ton. Detta kommer att ha en positiv effekt på din chef, särskilt om du arbetar i en bransch relaterad till försäljning och kundservice.

5. 
   

   
   Ge allt din uppmärksamhet. Var mycket försiktig när du pratar i telefon med din chef. Sluta allt du gör även om det är en uppgift som han hade gett dig tidigare. Var beredd att lyssna på vad han har att säga till dig.
   • I allmänhet undvik att bli distraherad av externa faktorer när du kommunicerar med din chef. Till exempel, om en av dina kollegor kommer in på ditt kontor medan du är i telefonen, berätta för honom med en artig gest att du inte kan prata med honom just nu.

Del 2 Diskutera med din handledare

1. 
   

   
   Ta anteckningar. Ta din anteckningsbok och var redo att göra anteckningar när du pratar med honom. Genom att göra detta kan du när som helst vara redo att notera all viktig information som han vill kommunicera till dig under samtalet, till exempel: tider, datum, adresser eller instruktioner för en specifik uppgift. Detta gör att du också kan skriva ner alla viktiga frågor du vill ställa honom i gengäld.
   • Kom alltid ihåg att ha på skrivbordet, i en övre låda eller på en lättillgänglig plats, en anteckningsblock och en penna. Om du har en bärbar dator i närheten kan du spela in viktig information varje gång du tar ett schemalagt eller oplanerat telefonsamtal.
   • Om du inte har en anteckningsbok till hands, men sitter framför din dator, öppna en tom sida eller Word-dokument och skriv anteckningar som om du använder en anteckningsbok. Var dock medveten om att han kommer att kunna höra dig skriva, så var mycket försiktig och lyssna noga så att han är mindre benägen att undra om ljudet på ditt tangentbord verkligen är relaterat till din konversation.

2. 
   

   
   Håll dig lugn. Andas djupt och lugnt några ögonblick och drick lite vatten efter behov för att lugna dig. Det är lätt att känna igen en orolig person i telefonen, särskilt om hon andas hårt eller har en skakande, tveksam röst. Att hålla sig lugn hjälper dig också att känna dig mer säker och kontrollera situationen.
   • Om du vet att din arbetsgivare kommer att ringa dig snart, befria dig från ångest genom att gå lite innan du får ditt samtal. Stig upp och gå lite på ditt kontor eller tjänst, det hjälper dig. Se bara till att komma tillbaka i tid för samtalet.
   • Om du känner behov av att lugna snabbt före eller under samtalet, ta några djupa andetag. Andas in så långsamt som möjligt genom näsan i fyra till fem sekunder. Håll andan i ytterligare tre sekunder och andas sedan försiktigt i ytterligare fyra till fem sekunder. Inandning av syre hjälper dig att lindra spänningen och låter dig rensa huvudet.

3. 
   

   
   Öva på aktiv lyssnande hela tiden. Eftersom han inte pratar med dig i ansiktet är det viktigt att du tydligt förstår allt han berättar för dig i telefonen. Tveka inte att be honom att upprepa och förklara saker du inte har hört eller förstått.
   • I själva verket, be om förtydligande eller bekräfta vissa detaljer då och då, även om du förstår hans instruktioner. Försök bara att sammanfatta dina instruktioner med dina egna ord innan du hänger upp. Genom att öva aktivt lyssnande, kommer du att visa honom att du lyssnar på honom försiktigt och är professionell.

4. 
   

   
   Svara honom kort. Gå inte runt busken, gå rakt fram och svara honom direkt. Detta ger intrycket av att du är väl förberedd och gör att din chef kan fokusera på syftet med sitt samtal utan att bli för distraherad. I de flesta fall är din arbetsgivare mycket upptagen och ringer dig bara för att han vill ha specifik information från dig. Om han inte specifikt ber dig att ge honom alla detaljer, ge honom exakt vad han vill.
   • Återigen betyder detta inte att du inte bör be om förtydligande om det behövs. Din arbetsgivare är verkligen mycket upptagen, men det är bättre att spendera 60 sekunder mer nu ställa din fråga än att behöva spendera timmar på att korrigera dina misstag med din chef. Om du har många frågor att ställa, men inte tillräckligt med tid att fråga, fråga din ledare om du kan komma närmare en viss kollega eller konsultera ett skriftligt dokument för att bli mer informerad.

5. 
   

   
   Låt verbala nickar. Gör detta under hela konversationen. Verbal nickar är uttalanden som "ja", "håller med", "Jag förstår" och "Jag ser." De visar alla att du aktivt lyssnar på det.
   • Naturligtvis bör dessa verbala nickar göras vid lämpliga tidpunkter under samtalet. Vänta på en paus efter en instruktion eller förklaring innan du gör det.

6. 
   

   
   Ha en positiv attityd under samtalen. Att ha en positiv och dynamisk inställning visar din chef att du är säker, kompetent och inte rädd för att möta utmaningarna med att arbeta. Om han till exempel ringer dig för att diskutera ett problem, prata med honom om möjliga lösningar som du kan implementera.
   • Var så mottaglig som möjligt även om han kritiserar ditt arbete eller attityd. Acceptera kritiken genom att sammanfatta den med dina egna ord och sedan diskutera hur du fixar den. Du kan ärligt uttrycka dina oro över framtiden i framtiden, men undvik ursäkter för tidigare misstag eller problem.
   • Formulera din mening med pronomen "jag" istället för "du" när du vill uttrycka dina oro eller förklara tidigare problem. Detta kommer att göra det möjligt för din ledare att inte sätta sig själv i defensiven, svara dig negativt eller på stroke av ilska. Om han till exempel ringer dig för att diskutera med dig om en uppgift som du inte kunde slutföra i tid, säg "Jag hade problem med att samla in nödvändig information" istället för att säga "dig gav mig inte nödvändig information i tid ".

7. 
   

   
   Tacka honom. Kom ihåg att tacka din kock för att du tog dig tid att ringa dig. Även om han är den som ringde dig, och inte tvärtom, är det ett bra sätt att tacka honom för att du ringde dig för att visa honom din uppskattning för den tid han eller hon har gett dig. Säg till exempel: "Jag vet att du har en hektisk dag, tack för att du tog dig tid att ringa mig. "
   • Gör detta varje gång din handledare ringer dig, och särskilt när han gör det för att uttrycka en oro, kritisera ditt arbete eller förklara ett projekt. Målet är att visa dig hur ivriga du är att utföra de uppgifter du har fått, och att tacka honom för den tid han eller hon har gett dig är ett sätt att erkänna att hans samtal hjälper dig att göra jobbet bra.

Del 3 Besvara ett telefonsamtal utanför arbetstid

1. 
   

   
   Besvara samtalet om möjligt. Om din chef ringer dig efter arbetstid, plocka upp och diskutera med honom om det inte stör din andra prioriteringar. Att göra detta är ännu viktigare om du har varit i den här positionen i mindre än sex månader.
   • Din vilja att kommunicera med din chef efter ordinarie öppettider visar hur hängiven du är för ditt företag och ditt arbete.
   • Om du inte kan svara honom när han ringer dig, signera honom så fort du kan. Helst skulle du lyssna på den röst du har kvar och ringa tillbaka så snart som möjligt. Beroende på företagets kultur och samtalets art bör du kunna få det genom att skicka ett e-postmeddelande eller e-post för att förklara varför du inte kunde ringa hans samtal om du inte kan ringa honom tillbaka.

2. 
   

   
   Granska din företagskultur. I vissa företag kräver arbetsgivaren att den anställde håller kontakten via telefon och e-post, oavsett tid eller dag. Även om detta kan verka orättvist måste du fortfarande acceptera det som en del av din företagskultur om du vill fortsätta arbeta med det.
   • Om du inte vet vilka regler du ska följa ska du närma dig dina kollegor. Du kan lära dig att du kan vänta några timmar innan du svarar eller att alla svarar omedelbart. Hitta rätt information och tillämpa den.

3. 
   

   
   Håll dig positiv och agera enligt situationen. Var alltid artig och positiv när du lyssnar på din arbetsgivare, även utanför arbetstid. Som sagt måste du titta på varje situation individuellt innan du bestämmer dig för hur du ska svara på den.
   • Till exempel, om din arbetsgivare kritiserar dig eller ger dig instruktioner om ett jobb, anteckna under samtalet, men tveka inte att fortsätta din extra-professionella verksamhet när samtalet är över. Om uppgiften han har gett dig inte är brådskande kan du lägga den åt sidan och utföra den under normal arbetstid.
   • Å andra sidan, om det är en nödsituation, måste du sätta dig själv samtidigt och lösa problemet utan att förlora en sekund, enligt dina chefs önskemål.

4. 
   

   
   Utvärdera din arbetsglädje. Din chef kan inte rimligen förvänta dig att du är tillgänglig 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan, men det finns ingen garanti för att hans förväntningar kommer att vara rimliga. Om din chef ringer dig regelbundet efter timmar och det gör att du känner dig obekväm eller orolig, överväg att leta efter ett annat jobb.
   • Stäng av din mobiltelefon om du vet att din arbetsgivare kommer att ringa efter timmar, men om du inte är facklig kan du förmodligen bli avskedad när som helst. Din chef kan dra tillbaka om han / hon märker att du inte svarar på hans samtal efter arbetstid eller skickar tillbaka dig för detta.