Hur man svarar på lämpligt sätt

Författare: Roger Morrison

Skapelsedatum: 2 September 2021

Uppdatera Datum: 1 Juli 2024

Hur man svarar på lämpligt sätt - Guider

Innehåll

stadier
Metod 1 Prata med någon person
Metod 2 Svara på SMS
Metod 3 Svar av

I den här artikeln: Prata med någon person.Svar till SMSSvar av 23 referenser

Hur du svarar på någon kommer att påverka hur de uppfattar dig och andra. Lyckligtvis kan du lära dig att svara på rätt sätt vid rätt tidpunkt. Om du pratar med någon person, var uppmärksam på dem och låt dem uttrycka sig innan du försöker svara. I en SMS-konversation finns det också otalade regler att följa för att kommunicera korrekt. L är ett mer formellt kommunikationssätt och du måste respektera en professionell etikett för att överföra informationen effektivt och svara på lämpligt sätt.

stadier

Metod 1 Prata med någon person

Lyssna noga. När någon pratar med dig, se dem i ögat och vara uppmärksam på vad han säger. Du kommer att visa honom att du lyssnar på honom och att du förstår hans ord.
- Ägna all din uppmärksamhet åt din samtalspartner så att han talar med lätthet.
- Om du inte gör det bra, närma dig honom (henne) och fråga honom om han vill gå till en lugnare plats.
Notera de icke verbala ledtrådarna. Kroppsspråk kan säga lika mycket, om inte mer än ord. När någon pratar med dig, se ditt kroppsspråk för att bättre veta hur du svarar.
- Till exempel, om din uppringare tittar omkring eller ständigt rör sig på dina fötter, kan det vara att han är nervös eller rädd. Du kan fråga honom om allt går bra innan du försöker svara på hans ord.
- Var också uppmärksam på hur han pratar. Om hans röst är hög eller aggressiv, kan samtalet börja pissa. För att förhindra att situationen eskalerar måste du prova en annan strategi.
Förbered inte ditt svar medan den andra personen talar. Om du är för otålig att svara när din samtalsperson inte ens har slutat tala, kommer han att märka det och kan bli irriterad. Vänta tills personen är klar och du har hört allt innan du tänker på vad du ska svara.
- Det är väldigt oförskämt att avskärma någon för att berätta för honom om sina tankar.
rådet: medan han talar, lyssna på din samtalspartner och notera mentalt de punkter du vill svara. Men klipp inte av honom för att ge honom ett andligt eller snabbt svar.
Vänta tills han är klar att prata för att svara. När du pratar med någon, låt dem alltid avsluta prata innan du svarar. Således kommer du att ha all information han ville dela med dig och kommer att kunna ge ett komplett och anpassat svar.
- Din samtalspartner kan lägga till en sista information efter att du är klar med att dela dina tankar. Till exempel kunde han säga "Åh vänta, jag glömde att säga något. Låt honom avsluta det han har att säga.
Svara eftertänksamt och säkert. Innan du svarar, ta dig en stund för att tänka om all information som har presenterats för dig. Genom att ge ett ofullständigt svar låter du personen veta att du inte lyssnar bra.
- Om du tar ett ögonblick för att reflektera över ditt svar kan du också göra intelligenta kommentarer.
Ställ frågor. Ställ frågor om du behöver förtydligande eller mer information. Om du inte förstod eller förstår vad personen sa, försök inte att svara baserat på din delvisa eller felaktiga förståelse av vad han sa. Be honom upprepa vad han sa eller förklara vad han menar så att han kan svara korrekt.
- Om du inte är säker på någons avsikter eller vill att de ska klargöra sina avsikter innan du svarar, ställa dem en öppen fråga som "vad menar du med det? "
- Det är ingen skada att be någon upprepa det han sa om du inte hörde eller förstår vad han sa.
Tala tydligt och direkt. Efter att ha tagit hänsyn till vad du har fått höra och tänkt på vad du menade, tala tydligt och säkert. Använd inte vaga och motstridiga termer för att verka smartare eller mer andliga. Människor uppskattar uppriktighet. Svara tydligt, för att visa den andra personen att du förstår honom och lägger vikt vid det han säger.
- Se till att personen är uppmärksam när du pratar, så att du inte behöver upprepa dig själv.
- Om någon annan vill prata, lägg märke till det och låt dem tala.
- Låt den andra personen svara på det du just sa. Lämna inte så snart du är klar med din mening. Avsluta inte konversationen så fort du har haft möjlighet att prata.
Acceptera att någon inte håller med dig. Även om du har tänkt på vad du menade finns det alltid en möjlighet att någon kan hålla med om vad du säger. Detta är helt normalt! Var beredd på att någon motsäger dig eller försök att förneka dig för det du säger.
- Håll ett svalt huvud och tappa inte humöret om någon försöker provocera dig.
- Låt den andra personen dela sina åsikter och åsikter. Försök inte tvinga honom att acceptera din synpunkt.

Metod 2 Svara på SMS

Använd ett avslappnat språk i ditt SMS. S, brev och till och med ansikte mot ansikte kan ha en formell struktur. På grund av SMS: s korta och begränsade karaktär är ett avslappnat språk det mest lämpliga och förmedlar bäst den personliga tonen i konversationen.
- Till exempel kan du skriva "I V", istället för "Jag går" för att få utrymme, skriva snabbare eller ge en mer avslappnad ton.
- Tegnsättningsregler är i allmänhet mycket mindre stränga i SMS. Till exempel kommer för många komma att göra konversationen formell och för stilt.
- Tror inte nödvändigtvis att en SMS-konversation nödvändigtvis kommer att vara väldigt avslappnad, men om din samtalsperson använder det informella språket, gör samma sak så att han känner sig bekväm.
Ställ öppna frågor för att öppna konversationen. Om du vill fortsätta samtalet via SMS, ställa öppna frågor så att din samtalspartner berättar mer och uttrycker sin åsikt om ämnet. Genom att ställa stängda frågor, som säger "ja" eller "nej", försvinner konversationen.
- Om du till exempel pratar med en kollega om ett professionellt ämne kanske du frågar honom något som "Vad tycker du om det nya projektet? "
- Om du vill veta mer om vad personen tycker om ett ämne, skicka honom ett liknande "Jag håller med, men var tror du att det kommer från?" "
Undvik att skicka för korta svar. SMS bör vara relativt kort, men ett plötsligt svar eller alltför kort kan föreslå att du är arg på din samtalspartner. För att svara till SMS-avsändaren skriver du ett komplett svar i minst en eller två meningar.
- Ibland är det helt acceptabelt att svara med "OK", om konen är rätt. Men ofta kan ett "ja", "nej" eller "OK" verka plötsligt och kallt.
rådet: om dina svar vanligtvis är korta är dina släktingar förmodligen vana vid det.
Markera tonen med skiljetecken och uttryckssymboler. På grund av den opersonliga karaktären av SMS-utbyten, kan dina samtalare tolka tonen i dina känslor eller känslor som du vill förmedla. För att undvika missförstånd använder du skiljetecken och uttryckssymboler klokt om det finns risk för tvetydighet.
- Till exempel kan du svara "OK jag hittade, tack :)" så att mottagaren inte tror att du är upprörd eller torr.
- Ibland kan en slutpunkt tyder på att du är frustrerad. Till exempel kommer det att låta mycket mer avslappnad om du säger "nej, det är inte det", att "nej, det är inte det. "
Läs igen innan du skickar. Innan du trycker på "skicka", ta ett ögonblick för att läsa det igen. Se till att det inte finns några misstag, att informationen förklaras korrekt och att tonen är korrekt.
- När den har skickats kommer du inte att kunna avbryta leveransen. För det är det viktigt att läsa det igen innan du skickar det.
Skicka inte många människor efter varandra. För många aviseringar och en hel serie SMS riskerar att irritera mottagaren. Svara med en behållare allt du har att säga, snarare än många korta.
- Du kan naturligtvis skicka en andra om du har glömt information eller om du behöver klargöra en punkt.
- Om din mottagare inte svarar 2 s i rad är det möjligt att han eller hon inte vill prata med dig eller att han inte får telefonen på sig. I ett fall som i det andra, ge honom tid att svara dig.
Be den andra personen prata med honom per telefon. SMS är kort och kortfattat av naturen. Om konversationen börjar bli för komplicerad för att du ska kunna uttrycka dina tankar korrekt via SMS ber du personen att ringa dig så att du kan ha en konversation med dem.
- Skicka honom en som "det skulle vara lättare för mig att prata i telefon. Ring mig när du kan! Tack! "

Metod 3 Svar av

Svara på en på 48 timmar. Det är viktigt att du svarar på en inom rimlig tid, av artighet och professionalism. Det kommer inte att behöva svara omedelbart, men se till att svara inom två dagar.
- Om det inte berörde dig eller skickades till dig av misstag, svara till avsändaren så att du vet att du inte är rätt mottagare.
Använd en professionell hälsning. En är vanligtvis mycket mer formell än ett SMS eller ett telefonsamtal. Börja ditt svar med "hej" eller "hej", följt av personens namn, för att starta vägen på rätt sätt.
- Om personen du svarar föredrar en viss hälsning eller har bett dig att ringa henne med hennes förnamn, respektera hennes önskan. Till exempel, om hon föredrar att du kallar henne "François" snarare än "Jean-François", gör det.
Använd utropstecken sparsamt. Följ reglerna för grammatik, stavning och skiljetecken i din skola. Var dock försiktig så att du inte använder utropstecken för ofta eller ger intrycket av att vara oärlig eller otålig. Använd endast detta skiljetecken när situationen är rätt.
- En utropstecken är välkommen när du gratulerar någon eller delar goda nyheter. Men genom att använda det för ofta förlorar det all effekt.
Använd inte galna poliser. Använd ett klassiskt teckensnitt så att du verkar vara professionell. Använd inte flerfärgat teckensnitt eller teckensnitt som Comic Sans för att svara på ett.
- Det mest klassiska valet är att använda Arial eller Times New Roman, i storlek 10 eller 12.
Lägg inte någon i kopia. Ibland är det bra att lägga en tredje person i en kopia av svaret på en för att infoga i konversationen. Om du emellertid sätter en handledare eller en medarbetare i en kopia när det inte är nödvändigt, riskerar du att dölja eller förneka den person du svarar på.
- Om du behöver inkludera en tredje part i en kedja kan du använda alternativet "Bcc" eller osynlig kolkopia.
Bestäm vem som ska svara i en grupp. Om det mest lämpliga verkar vara att svara på alla personer som det skickades till klickar du på "svara till alla" när du skickar det. Å andra sidan, om du bara måste ställa en fråga eller förklara ett specifikt ämne eller problem till en person, svara direkt direkt, ensam.
- Om det finns många mottagare, men du bara behöver svara på några av dem, välj de kontakter du kommer att svara.
Svara en för att säga "tack" bara om det är nödvändigt. De mycket korta, som inte lägger mycket till konversationen, är i allmänhet värdelösa. Om inte avsändaren har bett dig bekräfta att du har fått och förstått svaret med "tack" kommer att vara värdelöst och ofta irriterande.
rådet: om avsändaren skickar en bekräftelseförfrågan, bekräfta mottagandet av l genom att klicka på dialogrutan.
Granska din och se till att skicka den till rätt mottagare. Om det är strövat med stavning eller grammatiska misstag, kommer det att verka oprofessionellt. Innan du klickar på "skicka", ta ett ögonblick för att läsa svaret igen. Kontrollera stavningen och grammatiken och se till att du skickar den till rätt person.
- Lita inte på den automatiska korrigeraren för att upptäcka det minsta misstaget!
- Läs igenom högt innan du skickar det så att du inser effekten som produceras.
- I många fall fyller e-postprogram och program automatiskt adresserna när du skriver i fältet "mottagare" och det är då mycket enkelt att skicka fel person.