Hur man förbereder sig för ett möte

Innehåll

• stadier

är en wiki, vilket innebär att många artiklar är skriven av flera författare. För att skapa denna artikel deltog 17 personer, några anonyma, i sin utgåva och förbättring över tid.

Förberedelserna är mycket viktiga för att ett möte ska bli en framgång. Möten är också en viktig del av många karriärer, så det är inte ett litet företag!

stadier

1. Fråga dig själv om det är nödvändigt eller inte. Om du planerar ett möte bara för att förmedla information, slösa inte andras tid. Skicka ett memo till dem.
2. Förbered en åsikt. Det bör innehålla datum, tid, dagordning och plats för mötet. Distribuera detta meddelande till deltagarna tillräckligt med tid i förväg.
3. Bifoga anteckningarna från föregående möte, om det fanns en. Detta ger deltagarna möjlighet att identifiera punkter de inte förstår eller de som de inte håller med om.
4. Sätt de grundläggande elementen på plats. Ordna stolar och bord före mötets början. Få papper och pennor för alla. Sätt en karaff med vatten i mitten av bordet och glas längs bordet.
5. Tillkännage öppningen av sessionen. Detta innebär att den som är ordförande för mötet ber om tystnad så att mötet kan börja. Bestäm teamets kvartalsmål.Dagens dagordning är en lista över ämnen som du kommer att ta upp under en förutbestämd tid för att uppnå detta mål. Till exempel: 1) Översyn av situationen för målen för föregående kvartal (15 minuter), 2) Tour de tabellen för målförslag (20 minuter), 3) Val av 5 mål (10 minuter).
6. Gå över närvaroboken. Du kan också använda ett papper i början av mötet och låta alla närvarande beskriva sitt namn och tecken. Dessa namn kommer att inkluderas i rapporten.
7. Tänk på rapporten. Be sekreteraren som ansvarar för protokollet om att beskriva mötets huvudpunkter och skriva in dem senare.
8. Fråga i slutet av det officiella mötet om någon har några frågor. Detta kallas diverse problem. Bestäm ett datum för nästa möte och slutför formellt detta.

råd

• En dagordning avgränsar ett möte och hindrar oss från att prata för länge om ett visst ämne.
• Det är vanligt att upprätta en ordförande vid årsstämman. Ordföranden leder mötet, ser till att dagordningen följs och att bara en person talar åt gången.
• Om ingen ordförande har utsetts, fråga om någon annan vill fylla den rollen för mötet.
• Samma princip gäller för den sekreterare som är ansvarig för rapporten.
• Det är viktigt att ha en exakt redogörelse för att undvika ytterligare oenigheter.
• Dessa instruktioner avser ett formellt möte.
• Även inom ramen för ett informellt möte, skicka först ett meddelande som anger tid och datum för mötet är en bra idé. På jobbet kan det räcka med att be deltagarna att delta i ett informellt möte.

varningar

• Presidenten måste ha en stark personlighet för att säkerställa att mötet går smidigt.