Hur man skriver en lägesrapport

Innehåll

• stadier
• Del 1 Starta processen
• Del 2 Skriva rapporten
• Del 3 Undvika vanliga misstag

Framstegsrapporter är mycket viktiga för att hantera ett professionellt eller akademiskt projekt. Dessutom hjälper de dig att bättre informera dina överordnade, dina kollegor eller dina kunder om projektets framsteg som du inser. Din rapport ska ange det utförda arbetet och de steg som måste vidtas för att slutföra projektet.

stadier

Del 1 Starta processen

1. 
   

   
   Bestäm syftet med din rapport. Någon kan be dig beskriva en lägesrapport av flera skäl. Uppenbarligen och i de flesta fall är det att visa de framsteg du har gjort när du slutför ett specifikt projekt. Du måste dock överväga ditt mål lite närmare.
   • En rapport om utvecklingen av ett program eller ett forskningsprojekt kommer att skilja sig något från en rapport om ett professionellt projekt. I det här fallet kommer du att bli ombedd att ge information utan att nödvändigtvis ta hänsyn till andra faktorer såsom kostnader, men detta är inte alltid fallet.
   • En rapport till en klient kommer att skilja sig från en rapport skriven för en överordnad. I båda fallen måste du ta hänsyn till skälen för att skriva din rapport.

2. 
   

   
   
   
   Bestäm ditt läsarantal. När du har ställt in målet för din rapport måste du välja den information som dina läsare behöver, för att inkludera den i din e. Planen för framstegsrapporten kommer att vara praktiskt taget densamma, oavsett vilket tema som presenteras. Du måste dock ta hänsyn till särdragen i ditt projekt.
   • Vilka är dina läsares förhållanden till projektet? Vad är projektets inverkan på dem? Till exempel kommer denna inverkan att vara annorlunda om det är din överordnade eller en klient.
   • Föreställ dig att beslutet som läsarna kommer att fatta efter att ha läst din rapport. Till exempel kan det finnas logistik, finansiering eller tidsfrister.
   • Bestäm vilken information dina läsare kommer att behöva för att delta i projektet och följ det effektivt. Vilka är de tekniska aspekterna som dina läsare behöver veta? Är de vana vid den jargong som används i den aktuella aktiviteten?

3. 
   

   
   
   
   Hitta det bästa sättet att kommunicera med din publik. En lägesrapport är inte bara ett skriftligt dokument som du skickar till din handledare eller lärare. Det kan ta olika former, i förekommande fall.
   • En framstegsrapport kan vara en muntlig presentation som gjorts under ett arbetsmöte varje vecka eller månad.
   • Det kan också ta formen av ett e-postmeddelande som skickas regelbundet till kollegor.
   • Du kan också välja att skriva en memoar och adressera din handledare.
   • Vanligtvis kommer du att skriva en officiell rapport för en klient eller myndighet.

4. 
   

   
   Kolla med din kock. Om du inte redan har skrivit den här typen av rapport och i detta fall vet du allt om frågan, försök att få maximalt med information från dina överordnade. Ditt företag kan kräva en specifik presentation, i vilket fall du måste följa.

5. 
   

   
   Välj ton i rapporten. Alla framstegsrapporter är inte nödvändigtvis formella. I verkligheten skrivs ofta interna rapporter till kollegor eller direktledare i en avslappnad ton. Det är därför du måste kontakta din ledare om vad han förväntar sig av din rapport.
   • Om det är en rapport till en klient eller till en granskningskommitté för avhandlingar rekommenderas det att anta en formell ton.
   • En formell eller informell ton spelar dock ingen roll, eftersom det viktigaste är att vara tydlig, exakt och ärlig.

Del 2 Skriva rapporten

1. 
   

   
   Välj presentationen av ditt dokument. Innan du börjar skriva måste du välja en lämplig presentation och ange innehåll och ton i rapporten.
   • Du kan använda en punktlista. Med denna metod kan du presentera din information på ett tydligt sätt. Läsaren kan enkelt bläddra i din e för att få nödvändig information. En sådan lista kan emellertid sakna formalism när det gäller en delrapport. Därför, om rapporten är avsedd för dina ledare, är det bäst att använda en kortfattning. Men om du kommunicerar med kollegor väljer du ett e-postmeddelande.
   • Kom också ihåg att inkludera diagram eller tabeller. Detta är särskilt relevant om du skriver en lägesrapport om ett projekt som du försöker få finansiering för eller om du försöker motivera läsaren den finansiering du har fått.

2. 
   

   
   Organisera din e i stycken. En bra framstegsrapport bör vara så tydlig som möjligt. Det är bäst att dela upp din e i stycken, för att gruppera information om samma fråga.
   • Tänk på att lägga till undertexter så att dina läsare har en idé om innehållet i varje avsnitt. Om en punkt är av särskilt intresse för dem kommer de att kunna komma åt den direkt.

3. 
   

   
   Skriv titeln. Generellt placeras titeln högst upp på första sidan, om du presenterar dokumentet på följande sidor. Återigen kommer detta att bero på reglerna för presentation av ditt företag eller universitet. Gör därför nödvändiga kontroller i tid.
   • Titeln måste innehålla datum, det vill säga datum för inlämnande av rapporten, mottagarens namn och funktion, författarens namn, dess funktion och rapportens syfte.

4. 
   

   
   Ange introduktionen. Detta avsnitt kommer efter titeln. Ofta kan det kurseras för att skilja det från resten e. Det tjänar till att ge en översikt över projektet och dess framsteg. Du kommer att presentera framsteg och uppnådda mål.
   • Var noga med att inkludera rapporten. Visa också projektet och erinrar om att det är en uppdatering av dess framsteg.

5. 
   

   
   Skriv kroppen på din e. Denna del kan delas upp i sektioner och underavsnitt. I själva verket är det i huvudsak bara en mer detaljerad introduktion. Undersök innehållet i det och kött det ut.
   • Ange de uppgifter som har slutförts sedan den senaste rapporten såväl som de pågående.
   • Analysera de problem som uppstått, frågorna som ska besvaras och lösningarna som kan behållas.
   • Framkalla och motivera de ändringar som inträffade under projektet.
   • Du kanske också vill inkludera andra artiklar som personalomsättning, kostnadsöverskridningar, förseningar, svårigheter att få dokument eller dator- och säkerhetsproblem.

6. 
   

   
   Ta nästa steg i projektet. Detta avsnitt är en del av rapporten. Det kommer att tjäna till att informera läsaren om de återstående faserna i projektet. Glöm inte att nämna de problem som kan påverka budgeten, förvaltningen eller tidsfristen för projektets slutförande.
   • Framför allt ska du inte ignorera någon förändring av projektets tidsfrist.
   • Undvik att tappa problem. Oroa dig dock inte för läsaren i onödan och lov inte att du kommer att kunna hålla.

7. 
   

   
   Ange det totala antalet arbetade timmar. Du måste visa hur mycket tid du och ditt team tillbringade, om du har en, på projektet. Dina läsare kommer att veta att du arbetade hårt, vare sig det var din linjechef, dina kunder eller en myndighet som kunde ge dig pengar.

Del 3 Undvika vanliga misstag

1. 
   

   
   Var försiktig så att du inte avviker från ditt ämne. Ditt skrivande kommer att vara korrekt så länge du respekterar de punkter som beskrivs ovan. Sträva efter att inte komma ifrån ämnet genom att ta itu med marginella frågor, även om de är intressanta.
   • Till exempel, om ditt projekt är en frivillig organisation av ett konstevenemang, kan du bli frestad att inleda en analys av det beklagliga tillståndet för konstfinansiering, men det hjälper dig inte riktigt att fastställa utvecklingen av ditt projekt.

2. 
   

   
   Var enkel. En delrapport syftar till att presentera framstegen du har gjort, utan att dränka läsaren i en ström av ord och överflödiga idéer. Allt du behöver göra är att fokusera på projektets framsteg, stegen som måste vidtas och de förändringar som måste göras.
   • Beroende på mottagaren av rapporten kan du behöva inte överskrida ett visst antal ord. En bra regel är att presentera nödvändig information så kortfattad som möjligt.

3. 
   

   
   Undvik att vara för vag. Se till att klargöra projektets nuvarande status. Undvik till exempel att säga något som "vi kommer att finansiera vår konstnärliga händelse". I stället presentera din information på ett mer tydligt sätt: "Tack vare de två bidrag på 5 000 euro som beviljats ​​av dessa olika institutioner behöver vi bara 2 000 euro för att nå vårt mål, som har fastställts till 12 000 euro".

4. 
   

   
   Radera expansiva uttryck. Kom ihåg att du vill skriva en tydlig och kortfattad rapport. Uppenbarligen, försök att inte ringa din e med uttryck som inte lägger till något i rapporten. Till exempel är termer som "total katastrof" eller "överväldigande framgång" för känslomässiga eller för vaga för att inkluderas i en rapport till en klient eller direktör.

5. 
   

   
   Citera dina källor. Identifiera externa källor till information, data och grafik som är inbäddade i din rapport på rätt sätt. Du kan lägga till en sida där du kommer att ange dessa källor.