Hur du presenterar dig via e-post

Innehåll

• stadier
• Del 1 Börja med en blomstra
• Del 2 Förbli kortfattad
• Del 3 Slutför posten

E-postmeddelandet är en av de vanligaste kommunikationsformerna i den moderna världen och att veta hur du kan presentera dig själv till någon via e-post kan göra underverk för din karriär och ditt nätverk. Genom att skriva ett kort och tydligt e-postmeddelande kommer du att öka sannolikheten för att din mottagare tar sig tid att läsa och kontakta dig. Undvik de vanligaste misstagen för att skilja dig själv från andra.

stadier

Del 1 Börja med en blomstra

1. 
   
   

   
   Se till att ämnet för e-postmeddelandet är tydligt. Din mottagare bör veta om ämnet för e-postmeddelandet innan du öppnar det. Se också till att det är kort: ett långt föremål kan vara tungt. För en introduktion via e-post är det i allmänhet helt acceptabelt att beskriva "Introduktion - Ditt namn ».
   • Se till att beskriva objektet först! Ett vanligt misstag är att behålla postobjektet för slutet, vilket kan leda till att man helt glömmer att skriva det.
   • Bärbara datorer visar vanligtvis bara 25 till 30 tecken på objektet, så skriv ett kort.

2. 
   
   

   
   Börja med en formell hälsning. Börja inte med "Hej" eller "Hej". Du kan använda dessa former av hälsning när du känner personen. Börja med en välkänd artighet. Undvik att använda mottagarens förnamn när du hälsar honom.
   • "Kära fru / herr / fröken" - Om du inte är säker på familjesituationen för kvinnan du skriver till bör du alltid använda "Madam", vilket är mindre presumtivt.
   • "Dear Sir / Madam" - Du bör bara använda detta om du inte är säker på vem som kommer att få det.

3. 
   
   

   
   
   
   Presentera dig själv. Din första mening bör presentera dig för din mottagare. Detta gör att han kan associera ett namn med resten av.
   • "Jag ringer ..."
   • Ge din titel efter behov. Om du har flera titlar, listar inte dem alla, bara de viktigaste eller mest relevanta.

Del 2 Förbli kortfattad

1. 
   
   

   
   Förklara hur du fick mottagarens e-postadress. Låt mottagaren veta hur du hittade informationen för att kontakta honom. Detta bevisar att du har gått igenom rätt kanaler för att kontakta honom.
   • «Din administrativa chef har kommunicerat den här e-postadressen»
   • "Jag hittade den här e-postadressen på din webbplats"
   • "Så och så-och-så säger att kontakta dig"

2. 
   
   

   
   Prata om förra gången du såg varandra (om så är fallet). Genom att uppdatera personens minne kan du minska för att förenkla mer.
   • "Vi talade kort på förra veckans konferens"
   • "Vi talade i telefon igår"
   • "Jag såg din presentation om ..."

3. 
   
   

   
   
   
   Har ett gemensamt intresse. Detta kan hjälpa dig att identifiera dig själv till din mottagare och göra dina företagsmeddelanden mindre kalla. För att hitta gemensamma intressen kan du behöva undersöka mottagaren. Möjliga sökplatser inkluderar Facebook och LinkedIn.
   • Se till att du låter personen veta var du hittar detta gemensamma intresse: du skulle vara annorlunda för en stalker.
   • Om möjligt kan du försöka se till att ditt gemensamma intresse är affärsrelaterat: till exempel något inom ditt område eller en professionell passion som du båda delar.

4. 
   
   

   
   Ange orsaken till att du kom i kontakt. Vänta inte för länge för att komma till fakta. Ingen kommer att läsa ett e-postmeddelande med flera stycken innan du läser något relevant. Förklara klart och direkt vad du vill och varför du kontaktar den personen om det. Om du ber om råd eller något annat, se till att det är rimligt, särskilt om det är din första kontakt.
   • "Jag skulle vara intresserad av att veta mer om ..."
   • "Jag skulle vilja träffa dig för att diskutera ..."
   • "Jag skulle vilja ha din åsikt om ..."

5. 
   
   

   
   Se till att din e-post förblir fokuserad på ämnet. Ett e-postmeddelande som går i alla riktningar kan uppmuntra din mottagare att tappa intresset eller till och med att glömma varför du skickar honom ett e-postmeddelande. Gör din e-postpresentation enkel och fråga bara en sak till mottagaren.

Del 3 Slutför posten

1. 
   
   

   
   Tack mottagaren för den tid han tog. Ingen gillar att läsa alla sina e-postmeddelanden, så se till att tacka mottagaren för att han tog sig tid att läsa din. Denna enkla gest av artighet kommer att förbättra stämningen hos din mottagare och öka dina chanser att få svar.
   • "Jag uppskattar att du tog dig tid att läsa det här e-postmeddelandet. "
   • "Tack för att du tog dig tid att läsa detta. "

2. 
   
   

   
   Föreslå för din läsare att kontakta dig. Be mottagaren att svara, ringa, tänka på ditt erbjudande eller något annat som gör det förenklat för dem. Att ställa en fråga är ett annat bra sätt att involvera personen.
   • "Ring mig när du har ledig tid"
   • "Låt oss äta lunch under de närmaste dagarna"
   • "Vad tycker du om ...? "
   • "Ser fram emot ditt svar"

3. 
   
   

   
   Slutför din e-post. När du är klar med ett professionellt e-postmeddelande, se till att vara tacksam, men kortfattad. Genom att bara hälsa ett e-postmeddelande för att avsluta det kommer du att förbli professionell medan du fortfarande uttrycker din tacksamhet.
   • "Vänliga hälsningar,"
   • "Tack",
   • "Med vänliga hälsningar"
   • "Vänliga hälsningar,"
   • Undvik "ditt riktigt", "Med vänliga hälsningar", "Tack! »,« À + »,« Tack för din uppmärksamhet ».

4. 
   
   

   
   Lägg till din signatur. Om du inte har ställt in din brevlåda för att inkludera din signatur, se till att avsluta genom att lägga till ditt namn, titel och information för att kontakta dig. Överbelasta inte denna del av fem telefonnummer, två e-postadresser och tre webbplatser. Gör saker helt enkelt så att mottagaren vet det bästa sättet att kontakta dig. Undvik att inkludera citat i din signatur.
   • :: Jean Dupont
   • : :
   • :: [email protected]
   • : : 06 46 60 87 83
   • : :
   • :: www.sitewebjeandupont.fr

5. 
   
   

   
   Granska e-postmeddelandet. Innan du klickar på "Skicka", ta dig tid att läsa igen din e-post tre gånger och korrigera de fel du stöter på. Eftersom det är troligt att detta e-postmeddelande är din första kontakt med mottagaren, måste du göra det bästa intrycket som möjligt. Stava- och grammatikfel gör din e-post mycket mindre professionell.