Hur man pratar i telefon professionellt

Innehåll

• stadier
• Del 1 Svara på telefonen
• Del 2 Överför samtalet
• Del 3 Hantera svåra samtal

S, platserna för katter, sociala nätverk, alla har sin plats, men telefonen är fortfarande det föredragna kommunikationsmedlet i arbetsvärlden. Hur många gånger har du pratat med någon i telefon och lagt märke till hur oprofessionella de är? Se till att du inte säger så mycket om dig själv. Lär dig att prata i telefon professionellt.

stadier

Del 1 Svara på telefonen

1. 
   

   
   Ha en penna och ett papper under handen. Håll koll på dina samtal genom att notera namnet på den som ringde samt tid och anledning till hans samtal. Den bästa lösningen är att registrera denna information på en koldioxidfri bärbar dator. All denna information lagras på samma plats och när samtalet inte var för dig kan du enkelt ge en kopia av informationen till mottagaren av samtalet.

2. 
   

   
   Svara på telefonen så snart som möjligt. Ingen gillar att vänta. Genom att snabbt plocka upp telefonen visar du för din samtalare, som kan vara kund, att ditt företag är effektivt. Du får också den som ringer att förstå att hans samtal är viktigt.

3. 
   

   
   
   
   Presentera dig själv och presentera ditt företag. Säg till exempel "tack för att du ringde målningarna av Provence, Julie är enheten. Om ditt företag har strikta regler för oönskade samtal, be den andra personen att presentera sig och berätta vem de ringer om de inte gör det själva.

4. 
   

   
   Ställ rätt frågor. Samla in så mycket information som möjligt. Du identifierar enkelt oönskade samtal. Var försiktig så att du inte får intrycket av att förhöra. Fuska inte dina frågor som en maskin, prata lugnt och använd en måttlig ton.
   • Uppringare: "Får jag prata med William? "
   • Svaranden: "Är det vem snälla? "
   • Uppringare: "Tom. "
   • Svaranden: "Var ringer du? "
   • Uppringare: "Från England. "
   • Svaranden: "Kan jag ha ditt företags namn snälla? "
   • Uppringare: "Det är ett personligt samtal. "
   • Svaranden: "Väntar William på ditt samtal? "
   • Klagande: "nej. "
   • Svaranden: "OK, jag ska försöka skicka det till dig. "

5. 
   

   
   
   
   Antag att du lyssnar. Tänk alltid på att någon i din organisation kan lyssna på konversationen. Företag som spelar in inkommande samtal varnar ofta uppringare genom ett förinspelat samtal. Även om ditt samtal inte spelas in och föreställer dig att det är ballast, kommer du att vara mer benägen att använda din mest professionella röst. Och om samtalet är registrerat av ditt företag kan du ha möjlighet att lyssna på din röst och arbeta med det du vill förbättra, om det behövs.

Del 2 Överför samtalet

1. 
   

   
   Meddela den andra parten innan du sätter på honom. Fråga honom om han går med på att sätta på vent och vänta på svaret. Många företag tenderar att lämna uppringare i alltför länge. De flesta hatar detta och tenderar att tro att de har väntat dubbelt så länge som de faktiskt är. Genom att överföra samtalet så snabbt som möjligt kommer du mycket mindre benägen att återvända till en arg korrespondent när du återupptar hans samtal!

2. 
   

   
   Se till att mottagaren vill ringa samtalet. När den som ringer frågar att prata med en viss person, säg att du kommer se om det är tillgängligt innan du sätter på den. Kontrollera sedan att mottagaren är tillgänglig och att han vill prata med den personen. Om detta inte är fallet, ta en.

3. 
   

   
   Undvik grammatiska misstag. Se till att du inte gör några misstag i avtalet, grammatiken eller konjugeringen.

4. 
   

   
   Var uppmärksam på din röst. Det är tack vare din röst som din samtalare förstår dina riktiga avsikter. Oavsett om du är i telefon eller personligen kommer din ton att säga mer än dina ord. Hemligheten med att prata professionellt i telefon är att le från insidan!
   • I ett callcenter hade en chef till och med placerat en spegel på varje anställds station och sagt: "De hör vad du ser! "

5. 
   

   
   Använd namnet på den som ringer. Så snart som möjligt, ring din kontakt med namn. Detta kommer att göra ditt utbyte mer personligt och visa personen att du lyssnar: "Jag är ledsen Mr. Dupont, men Mr Giroud är inte tillgänglig just nu. Kan jag hjälpa dig för något eller ta en? "

6. 
   

   
   När du ringer, presentera dig själv först. Säg till exempel: "Här Marie de la Tour, jag skulle vilja prata med Louis Meyer. Men var noga med att slå runt busken och gå inte in i onödiga detaljer.

7. 
   

   
   Stoppa konversationen professionellt. Med uppriktighet i din röst, säg "tack för att du ringer." Ha en trevlig dag! "

Del 3 Hantera svåra samtal

1. 
   

   
   Lär dig att lyssna aktivt. Argumentera inte med klienten eller klipp av honom. Även om personen har fel eller du vet vad hon ska säga nästa, låt henne säga vad hon har på sitt hjärta. Genom att aktivt lyssna på din samtalspartner kommer du att skapa en relation med dem och förhindra att tonen stiger.

2. 
   

   
   Sänk ner din röst och tala med en jämn ton. Om klienten börjar lyfta rösterna, tala långsammare och hålla en lugn ton. Detta gör att du kan lugna din samtalspartner. Genom att inte påverkas av kundens ton ger du honom möjlighet att återhämta sig och lugna sig.

3. 
   

   
   Visa empati. Detta gör att du kan skapa en länk med din samtalspartner. Få honom att förstå att du förstår hans frustration eller hans påstående. Det kan vara tillräckligt för att lugna honom. Det är lite av det verbala ekvivalentet med att skaka på huvudet, och det hjälper klienten att känna sig förstått.

4. 
   

   
   Undvik att bli upprörd. Om en klient är oförskämd, ta ett djupt andetag och fortsätt konversationen som om ingenting hände. Eftersom det inte är för oförskämt att du ordnar saker, och situationen kan till och med bli farlig. Påminn dig artigt om att du försöker hjälpa dem och att du kommer att göra allt du kan för att göra saker rätt. Mycket ofta räcker denna enkla kommentar för att lugna spänningen.

5. 
   

   
   Undvik att ta nedsättande anmärkningar för mycket. Fokusera på problemet och ta inte kundens kritik för mycket. Kom ihåg att kunden inte känner dig och bara är frustrerad och arg på dig som representant för företaget. Ta tillbaka konversationen lugnt tillbaka till ämnet för samtalet och lösningen du föreslår och ignorera de förolämpande kommentarerna.

6. 
   

   
   Glöm inte att du interagerar med en människa. Vi har alla dåliga dagar, och kanske din samtalspartner har kämpat med sin fru, fått böter eller haft otur hela veckan! Vi har alla varit i den här typen av situation. Försök lysa upp dagen genom att hålla dig lugn och inte hålla den nere. Du kommer också att må bättre!